La migration, c’est la modernisation : passer de plates-formes de gestion documentaire (DMS) héritées, telles qu’OnBase, à Epic Gallery

L’évolution du paysage des systèmes de gestion documentaire (DMS) et la solution DMS à écosystème unique

À mesure que le secteur de la santé s’est numérisé, les systèmes de gestion documentaire (DMS) se sont développés indépendamment des dossiers médicaux électroniques (DME). Les établissements de santé ajoutaient des systèmes DMS cloisonnés, tels qu’OnBase, Chartmaxx, Quanum, OpenText, M-Files et Box, à leur système de DME principal afin d’y stocker les documents qui n’y avaient pas leur place. Aujourd’hui, Epic Gallery change la donne.

Gallery intègre le système de gestion documentaire (DMS) au sein même du DME. Cela présente les avantages suivants pour les systèmes de santé :

• Éliminer la fragmentation opérationnelle
• Harmoniser les flux de travail des cliniciens et des services de gestion des informations de santé
• Proposer une alternative moderne aux plateformes externes de gestion documentaire (DMS) de plus en plus lourdes et coûteuses

Depuis son apparition sur le marché, Gallery est devenu la référence en matière de stockage des documents liés au dossier médical électronique (DME). Si les établissements de santé n’ont pas encore planifié ou achevé la migration de leur ancien système de gestion documentaire (DMS) vers Gallery en 2026, celle-ci figure probablement dans leur feuille de route pour 2027 et au-delà. Pour les DSI, la migration n’est pas une question de « si », mais de « comment ». Ils ont besoin d’une stratégie leur permettant de garantir une sortie rapide et sans heurts du système de gestion documentaire (DMS) existant, ainsi qu’une transition fluide et organisée vers Gallery.

Extraire vos documents du système de gestion documentaire (DMS) existant

Les fournisseurs de systèmes de gestion documentaire (DMS) hérités ne sont pas incités à rendre les transferts de données rapides ou transparents. Si vous procédez à l’extraction avec votre fournisseur historique, vous devrez vous plier à son calendrier et vous contenter des ressources qu’il acceptera de consacrer au projet. Souvent, ces ressources sont délocalisées, réparties entre plusieurs projets, et le lancement des travaux est reporté de plusieurs mois, voire d’un an, après la demande initiale. En attendant, vous continuez à payer pour le système et sa maintenance.

Une fois le projet lancé, s’ il subit des retards, il en résultera une longue période durant laquelle les coûts liés à l’ancien système de gestion documentaire (DMS) continueront de s’accumuler. Pour toutes ces raisons, les établissements de santé se tournent vers des prestataires tiers spécialisés dans la migration de données afin de démarrer les travaux plus tôt et de les mener à bien plus rapidement. Cependant, trouver un prestataire expérimenté reste un véritable défi pour les DSI.

Les migrations vers Epic Gallery étant encore récentes, de nombreux prestataires sont impatients de faire leurs premières armes sur ce type de projets, mais rares sont ceux qui possèdent une expérience pratique significative. Aucun directeur informatique ne souhaite que sa migration serve de terrain d’apprentissage à un prestataire. C’est pourquoi les établissements de santé choisissent Quoris pour leurs migrations d’OnBase et de systèmes de gestion documentaire hérités vers Gallery.

En matière d’extraction et de conversion rapides et fiables de documents, le programme FastLane de Quoris est la référence absolue. Conçu par des experts chevronnés des systèmes de gestion documentaire (DMS) traditionnels et des spécialistes certifiés d’Epic Gallery, FastLane facilite depuis 2025 la réussite des migrations vers Gallery, tant dans les environnements hébergés que sur site. Ce programme allie un traitement accéléré des contrats, sans file d’attente au démarrage, à une extraction 24 heures sur 24, permettant ainsi des migrations qui démarrent plus tôt et progressent plus rapidement, sans compromettre la qualité des données.

Extraction et conversion avec rapprochement continu

Les inventaires de documents des systèmes de gestion documentaire (DMS) hérités regorgent de problèmes liés à la qualité des données: valeurs d’index manquantes, identifiants en double, enregistrements orphelins, balises de conservation mal alignées. Lorsque la migration est confiée à un partenaire inexpérimenté, ces problèmes de qualité des données entraînent des retards dans le processus. FastLane est conçu pour faire le tri dans ces inventaires hérités désorganisés et y apporter de la clarté grâce à une conversion fluide, sans aucun retard.

Le secret, c’est l’expérience.

Alors que l’équipe traite de grands volumes de données imparfaites, le rapprochement continu donne aux DSI la certitude dont ils ont besoin : non seulement le projet avance, mais les résultats sont validés à chaque étape afin de garantir :

• Les archives historiques sont complètes
• Les métadonnées se comportent correctement
• Conservation La continuité est préservée
• Les contrôles d’accès reflètent la politique

Par ailleurs, les documents non cliniques sont mis de côté et prêts à être transférés vers leur destination finale. Ceux-ci n’ayant pas leur place dans Gallery, ils sont généralement transférés vers une solution d’archivage de documents telle que Garage (de Quoris), où ils peuvent être stockés selon des conditions flexibles et consultés en contexte.

Avec un partenaire de migration expérimenté, vous ne devriez pas avoir de mauvaises surprises lors de la mise en service.

La migration vers Gallery est un processus de modernisation

L’intégration des documents dans le DME représente une avancée majeure en matière de modernisation opérationnelle et d’expérience utilisateur pour les systèmes de santé. En consolidant leurs systèmes, ils réduisent leur dette technique, renforcent leur stratégie de gestion des identités et des accès (IAM) et préparent leur environnement numérique à de futures initiatives de modernisation. Toutefois, cette modernisation ne peut aboutir que si la migration est réalisée avec une précision d’expert. Une extraction et une conversion de qualité insuffisante présentent un risque de mise en œuvre considérable pour les utilisateurs de Gallery, pouvant entraîner des problèmes tels que des dossiers incomplets, des délais de conservation non respectés ou des contrôles d’accès inadéquats.

Les systèmes de santé qui tirent pleinement parti de l’intégration de documents dans le DME sont ceux qui traitent l’extraction et la conversion avec la même rigueur que la plateforme de destination elle-même ; c’est pourquoi il est essentiel de choisir un partenaire de migration ayant fait ses preuves. Avec FastLane, les établissements de santé bénéficient d’un démarrage plus rapide, d’une mise en service sans surprise et d’une rupture nette avec l’ancien système de gestion documentaire (DMS) qu’ils cherchent à abandonner. Pour les DSI qui élaborent leur feuille de route pour 2027, la question n’est pas de savoir s’il faut migrer vers Gallery, mais comment le faire sans perdre de temps, de données ni de confiance en cours de route, et c’est précisément pour cela que FastLane a été conçu.

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Embarquez dans FastLane vers Gallery

Le programme FastLane de Quoris est conçu pour prendre en charge aussi bien les environnements hébergés que les environnements sur site, avec la même rapidité et le même niveau d’expertise. Nous accélérons le délai de mise en route en expédiant le traitement des contrats, puis nous proposons un lancement dans les deux semaines suivant la signature. Ensuite, nous travaillons 24 heures sur 24 pour extraire et convertir vos données pour Gallery.

Notre équipe basée aux États-Unis s’appuie sur plusieurs décennies d’expérience dans les systèmes de gestion documentaire (DMS) et Epic pour gérer avec expertise les environnements hérités, qu’ils soient hébergés ou sur site, quel que soit le système DMS

Nos services : Notre équipe FastLane prend en charge la migration depuis OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box et d’autres plateformes de gestion documentaire existantes.

Si Gallery figure dans votre feuille de route, sachez que nous avons déjà mené à bien ce type de projet.