La migración es sinónimo de modernización: pasar de plataformas de gestión documental heredadas, como OnBase, a Epic Gallery

Un panorama cambiante de los sistemas de gestión documental (DMS) y la solución DMS de ecosistema único

A medida que la sanidad se digitalizaba, los sistemas de gestión documental (DMS) se desarrollaron por separado de los historiales médicos electrónicos (EHR). Los sistemas sanitarios solían añadir sistemas DMS aislados, como OnBase, Chartmaxx, Quanum, OpenText, M-Files y Box, a su sistema principal de EHR para guardar documentos que no tenían un lugar específico donde almacenarse. Ahora, Epic Gallery lo está cambiando todo.

Gallery integra el DMS en el EHR. Esto beneficia a los sistemas sanitarios de las siguientes maneras:

• Acabar con la fragmentación operativa
• Unificar los flujos de trabajo del personal clínico y de gestión de la información sanitaria
• Ofrecer una alternativa moderna a las plataformas externas de gestión de documentos (DMS), cada vez más engorrosas y caras

Desde su llegada al mercado, Gallery ha marcado la pauta en el almacenamiento de documentos relacionados con la historia clínica electrónica (HCE). Si los sistemas sanitarios aún no han planificado o completado la migración de su sistema de gestión documental (DMS) heredado a Gallery para 2026, es probable que figure en su plan de acción para 2027 y años posteriores. Para los directores de sistemas de información (CIO), la migración no es una cuestión de «si», sino de «cómo». Necesitan una estrategia que garantice una salida rápida y limpia del sistema de gestión documental (DMS) heredado y una transición fluida y organizada a Gallery.

Cómo sacar tus documentos del sistema de gestión documental (DMS) heredado

Los proveedores de sistemas de gestión documental (DMS) antiguos no tienen ningún incentivo para que la extracción de datos sea rápida o fluida. Si extraes los datos con tu proveedor actual, lo harás según sus plazos y con los recursos que estén dispuestos a dedicar al proyecto. A menudo, estos recursos estarán en el extranjero, ocupados con varios proyectos a la vez, y el inicio de los trabajos se retrasará entre meses y un año desde que se haga la solicitud. Mientras tanto, seguirás teniendo que pagar por el sistema y su mantenimiento.

Una vez en marcha, si el proyecto sufre retrasos, habrá un largo periodo en el que los costes del antiguo sistema de gestión documental (DMS) seguirán acumulándose. Por todas estas razones, los sistemas sanitarios están recurriendo a proveedores externos especializados en migración de datos para empezar antes y terminar más rápido. Pero encontrar un proveedor con experiencia sigue siendo un auténtico reto para los directores de sistemas de información.

Como las migraciones a Epic Gallery aún son algo nuevo, hay un montón de proveedores con muchas ganas de probar suerte en estos proyectos, pero pocos tienen una experiencia práctica significativa. Ningún director de sistemas de información quiere que su migración sea el proyecto con el que un proveedor aprenda el oficio. Por eso los sistemas sanitarios eligen a Quoris para sus migraciones de OnBase o de sistemas de gestión documental heredados a Gallery.

Cuando se trata de extraer y convertir documentos de forma rápida y fiable, el programa FastLane de Quoris es lo mejor de lo mejor. Creado por veteranos de los sistemas de gestión documental (DMS) tradicionales y expertos acreditados en Epic Gallery, FastLane lleva desde 2025 agilizando migraciones exitosas a Gallery tanto en entornos alojados como locales. El programa combina una tramitación rápida de los contratos con una cola de inicio nula y una extracción ininterrumpida las 24 horas del día, lo que permite que las migraciones empiecen antes y avancen más rápido sin sacrificar la calidad de los datos.

Extracción y conversión con conciliación continua

Los inventarios de documentos de los sistemas de gestión documental (DMS) heredados están llenos de problemas de calidad de datos: valores de índice que faltan, identificadores duplicados, registros huérfanos y etiquetas de retención desajustadas. Si el socio encargado de la migración no tiene experiencia, estos problemas de calidad de datos pueden paralizar el proceso. FastLane está diseñado para lidiar con inventarios heredados desordenados y aportar claridad mediante la conversión sin que el proceso se atasque.

El secreto está en la experiencia.

Mientras el equipo trabaja con grandes volúmenes de datos imperfectos, la conciliación continua da a los directores de sistemas de información (CIO) la confianza que necesitan de que el proyecto no solo avanza, sino que los resultados se validan en cada paso del proceso para garantizar que:

• Los registros históricos están completos
• Los metadatos se comportan correctamente
• Se preserva la continuidad de la retención
• Los controles de acceso reflejan la política

Mientras tanto, los documentos no clínicos se apartan y quedan listos para su destino de migración. Estos no tienen un lugar específico en Gallery, así que normalmente se trasladan a un archivo de almacenamiento de documentos como Garage (de Quoris), donde se pueden guardar con condiciones flexibles y consultar en su contexto.

Con un socio de migración con experiencia, no debería haber sorpresas en el momento de la puesta en marcha.

La migración a Gallery es sinónimo de modernización

Incorporar documentos al EHR supone un gran avance en la modernización operativa y de la experiencia para los sistemas sanitarios. Al consolidar sus sistemas, se deshacen de la deuda técnica, refuerzan su seguridad en materia de gestión de identidades y accesos (IAM) y preparan su entorno digital para futuras iniciativas de modernización. Pero esa modernización solo se produce si la migración se lleva a cabo con precisión experta. Una extracción y conversión deficientes suponen un riesgo de implementación considerable para quienes adoptan Gallery, lo que puede provocar problemas como registros incompletos, plazos de conservación desajustados o controles de acceso inadecuados.

Los sistemas sanitarios que sacan partido de la incorporación de documentos al historial clínico electrónico (HCE) son aquellos que tratan la extracción y la conversión con el mismo rigor que la propia plataforma de destino; por eso es importante elegir un socio de migración de confianza. Con FastLane, los sistemas sanitarios arrancan más rápido, no hay sorpresas en la puesta en marcha y se desligan por completo del sistema de gestión documental (DMS) heredado del que quieren deshacerse. Para los directores de sistemas de información (CIO) que están valorando su hoja de ruta para 2027, la cuestión no es si migrar a Gallery, sino cómo hacerlo sin perder tiempo, datos ni confianza por el camino, y para eso precisamente está diseñado FastLane.

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Únete a FastLane para pasar a Gallery

El programa FastLane de Quoris está diseñado para gestionar entornos alojados y locales con la misma rapidez y experiencia. Aceleramos el tiempo de puesta en marcha agilizando la tramitación de los contratos y, a continuación, ofrecemos el inicio del proyecto en un plazo de dos semanas tras la firma. Después, trabajamos sin descanso para extraer y convertir tus datos para Gallery.

Nuestro equipo, con sede en EE. UU., cuenta con décadas de experiencia en DMS y Epic, lo que le permite manejar con maestría entornos heredados, tanto alojados como locales, en cualquier sistema DMS

Lo que gestionamos: Nuestro equipo de FastLane se encarga de la migración desde OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box y otras plataformas de gestión documental heredadas.

Si tienes pensado implementar Gallery, ya lo hemos hecho antes.