Migración de un sistema DMS heredado alojado a Gallery: 6 preguntas de diligencia debida que debes hacerle a tu proveedor de extracción
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris.
En lo que respecta a los proyectos de extracción y conversión de datos, los entornos heredados alojados en la nube plantean retos técnicos más importantes que sus homólogos locales. Puedes obtener más información sobre estos obstáculos aquí:
Migración de la galería desde un entorno alojado: charla con un experto
¿Cómo puedes estar seguro de que un proveedor tiene las habilidades y la experiencia necesarias para llevar a cabo la migración de tus datos alojados?
Estas son las seis preguntas que Davey Rowan recomienda plantearte antes de decidirte por un proveedor de extracción para una migración de Gallery alojada (y el razonamiento que hay detrás de cada una):
Pregunta 1:
«¿Habrá que sacar los datos de nuestro entorno en algún momento durante este proyecto?»
La respuesta a esta pregunta te dirá mucho. Si un proveedor necesita trasladar tus datos a su propio entorno para hacer el trabajo, tendrás que pasar por una revisión de seguridad antes de empezar nada y te estarás exponiendo a riesgos innecesarios. Tus datos no tienen por qué salir de tu entorno para que la migración salga bien; de hecho, en una migración bien hecha, los datos no deberían salir.
Pregunta 2:
«¿Qué es lo que más te ha sorprendido de un entorno alojado?»
No lo que esperan encontrar, sino lo que realmente han encontrado. Un equipo que haya hecho esto tendrá respuestas concretas; las respuestas vagas deberían hacerte pensar dos veces. Si un proveedor no puede darte respuestas claras y seguras a esta pregunta, es lógico suponer que tu migración podría ser una de las primeras que hagan.
Pregunta 3:
«¿Cómo funciona vuestro servicio de atención al cliente fuera del horario habitual?»
Los problemas no se limitan a los días laborables; cuando algo sale mal en plena noche o durante un fin de semana festivo, ¿quién te atiende por teléfono y con qué rapidez? Un proveedor que realmente se preocupe por el éxito de tu migración a Gallery incluirá asistencia las 24 horas del día en su programa.
Pregunta 4:
«¿Cuál es tu plan para recuperar los datos de nuestro proveedor de servicios en la nube anterior?»
El panorama de la migración de DMS a Gallery está cambiando rápidamente, y los nuevos protocolos de seguridad del alojamiento pronto impedirán —si es que no lo hacen ya— el acceso a través de unidades enviadas por correo. Si tu proveedor tiene pensado pedirte una unidad de tu sistema antiguo, es que no ha trabajado últimamente en una extracción alojada por terceros hacia Gallery.
Pregunta 5:
«¿Cómo se las arregla tu equipo para extraer y convertir documentos o archivos especialmente grandes sin que se vea afectado el proceso?»
Piensa en documentos de cientos de páginas o archivos de gran tamaño. Un equipo avanzado debería tener experiencia a la hora de afrontar estos casos sin que se produzcan interrupciones en el calendario y el flujo de trabajo habituales del proyecto. Además, deberían estar dispuestos y ser capaces de dar ejemplos concretos de cómo han gestionado proyectos de distintos tamaños.
Pregunta 6:
«¿Tendré acceso en tiempo real al progreso de tu equipo o tendré que esperar a las reuniones de actualización?»
Los programas avanzados de extracción y conversión se ejecutan en tiempo real. Si no tienes una visibilidad completa del proceso mediante informes en tiempo real, eso podría ser una señal de que tu proveedor no cuenta con un programa maduro o activo. No deberías tener que esperar hasta las reuniones semanales o mensuales de seguimiento. Tener visibilidad en tiempo real de tu proyecto en cualquier momento te evita tener que adivinar en qué punto se encuentra y cuándo estará terminado.
Entra en FastLane para ir a la Galería.
El programa FastLane de Quoris está diseñado para gestionar entornos alojados y locales con la misma rapidez y experiencia. Aceleramos el tiempo de puesta en marcha agilizando la tramitación del contrato y, a continuación, te ofrecemos el inicio del proyecto en un plazo de dos semanas tras la firma. Después, trabajamos sin descanso para extraer y convertir tus datos para Gallery.
Nuestro equipo, con sede en EE. UU., cuenta con décadas de experiencia en DMS y Epic, lo que le permite gestionar con maestría entornos heredados, tanto alojados como locales, en cualquier sistema DMS
Con qué sistemas trabajamos:Nuestro equipo de FastLane se encarga de la migración desde OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box y otras plataformas de gestión documental heredadas.
Si tu sistema de gestión de documentos (DMS) actual está alojado en la nube (o en tus propias instalaciones) y tienes pensado implementar Gallery, ya hemos hecho esto antes.
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