Van een gehoste Legacy DMS naar Gallery: 6 vragen voor een grondig onderzoek die u aan uw extractieleverancier moet stellen

Als het gaat om projecten voor gegevensextractie en -conversie, vormen gehoste legacy-omgevingen grotere technische uitdagingen dan hun on-premise tegenhangers. Hier kunt u meer lezen over deze hindernissen:

Hoe kunt u er zeker van zijn dat een leverancier over de vaardigheden en ervaring beschikt om uw migratie van gehoste gegevens tot een goed einde te brengen?

Dit zijn zes vragen die Davey Rowan aanraadt te stellen voordat je een overeenkomst sluit met een extractiebedrijf voor een migratie van een gehoste Gallery (en zijn redenering achter elke vraag):

---

Vraag 1:

“Zullen er op enig moment tijdens dit project gegevens buiten onze omgeving moeten worden gebracht?”

Het antwoord op deze vraag zal je veel duidelijk maken. Als een leverancier je gegevens naar zijn eigen omgeving moet overbrengen om het werk uit te voeren, dan is een beveiligingsbeoordeling onvermijdelijk voordat er ook maar iets van start gaat, en loop je onnodige risico’s. Uw gegevens hoeven uw omgeving niet te verlaten om de migratie te laten slagen; sterker nog, bij een succesvolle migratie zouden gegevens uw omgeving helemaal niet moeten verlaten.

Vraag 2:

“Wat heeft je in een gehoste omgeving verrast?”

Niet wat ze verwachten aan te treffen, maar wat ze daadwerkelijk hebben aangetroffen. Een team dat dit al eens heeft gedaan, zal concrete antwoorden kunnen geven; vage antwoorden zouden je aan het denken moeten zetten. Als een leverancier geen duidelijke, overtuigende antwoorden op deze vraag kan geven, mag je er redelijkerwijs van uitgaan dat jouw migratie wellicht een van hun eerste is.

Vraag 3:

“Hoe ziet uw klantenservicemodel er buiten de reguliere kantooruren uit?”

Problemen doen zich niet alleen op werkdagen voor; als er midden in de nacht of tijdens een feestdagweekend iets misgaat, wie neemt dan de telefoon op en hoe snel? Een leverancier die zich echt inzet voor het succes van uw Gallery-migratie, heeft 24-uursondersteuning in zijn pakket opgenomen.

Vraag 4:

“Hoe ben je van plan om gegevens op te halen bij onze oude cloudleverancier?”

De overgang van DMS naar Gallery verandert snel, en nieuwe beveiligingsprotocollen voor gehoste systemen zullen binnenkort – zo niet nu al – toegang via een verzonden schijf verhinderen. Als uw leverancier van plan is een schijf van uw verouderde systeem op te vragen, dan heeft hij de afgelopen tijd niet gewerkt aan een gehoste extractie door een derde partij naar Gallery.

Vraag 5:

“Hoe gaat uw team om met het extraheren en converteren van bijzonder grote documenten/bestanden zonder het proces te verstoren?”

Denk bijvoorbeeld aan documenten van honderden pagina’s of bestanden met een grote bestandsgrootte. Een ervaren team moet gewend zijn om dergelijke opdrachten aan te pakken zonder dat dit ten koste gaat van de normale planning en workflow van het project. Het team moet bovendien bereid en in staat zijn om concrete voorbeelden te geven van hoe het projecten van verschillende omvang heeft aangepakt.

Vraag 6:

“Krijg ik realtime inzicht in de voortgang van jullie team, of moet ik wachten op vergaderingen waarin de stand van zaken wordt besproken?”

Geavanceerde extractie- en conversieprogramma’s vinden live plaats. Als u geen volledig inzicht hebt in het proces via realtime rapportage, kan dat een teken zijn dat uw leverancier geen volwassen of actief programma heeft. U zou niet moeten hoeven wachten tot uw wekelijkse of maandelijkse statusvergaderingen. Door op elk moment realtime inzicht te hebben in uw project, hoeft u niet meer te gissen naar de voortgang en wanneer het voltooid zal zijn.

---

Ga via de FastLane naar de galerij.