Van uw gehoste Legacy DMS naar Gallery: zeven vragen aan een expert
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris. We sat down with him to talk about what is happening inside hosted environments right now, and why it matters for health systems trying to get to Gallery.
Waarom zitten zoveel gezondheidszorgstelsels momenteel in een impasse?
In de afgelopen tien jaar zijn derde partijen begonnen met het ontwikkelen van gehoste oplossingen. Iedereen had het over de cloud en wilde naar de cloud overstappen. Het voordeel dat aan klanten werd verkocht , was dat door de overstap naar de cloud de servers zouden worden beheerd, zodat zij zich daar niet meer mee hoefden bezig te houden. Wanneer het DMS alles in zijn eigen datacenter bewaart, bespaart dat op datacenterkosten. En hoewel het klanten in het begin inderdaad geld bespaarde, was dat van korte duur.
Na verloop van tijd begonnen die kosten te stijgen, terwijl de kwaliteit en de ondersteuning achteruitgingen. Op dit moment betaal je meer en krijg je minder, en dat is precies de reden waarom mensen overstappen naar Epic Gallery.
Er was ook een moment waarop ‘hosted’ de enige optie werd die aan nieuwe klanten werd aangeboden. Dus als je organisatie na een bepaald jaar op een van deze platforms kwam, kreeg je automatisch de ‘hosted’-optie, of je daar nu om had gevraagd of niet. Veel organisaties beseffen pas echt wat dat betekent als ze proberen weg te gaan.
Waarom is gegevensmigratie bij gehoste zorgsystemen ingewikkelder?
Als uw documentbeheersysteem on-premise is, staan uw gegevens op uw netwerk. U beschikt over de database, de servers, de verbindingen met Epic – alles. Om de gegevens in beweging te krijgen, hoeft u alleen maar te werken binnen een omgeving waarover u al de controle hebt.
Uw gegevens bevinden zich niet op uw netwerk. Ze staan in een aparte locatie (mogelijk verspreid over meerdere staten) binnen de infrastructuur van uw leverancier. Als alles zich op uw netwerk bevindt, zoals bij een on-prem-oplossing, wordt u beperkt door uw dataverkeer. Maar bij een gehoste oplossing bevindt u zich op een volledig aparte locatie en heeft u te maken met netwerkverkeer tussen locaties, wat de configuratie van een SFTP-server en alle bijbehorende coördinatie vereist. Hier beginnen er vertragingen in de tijdlijn te ontstaan.
Er is ook geen eenvoudige uitweg. Vroeger zou het verouderde DMS zeggen: „Hé, we halen deze schijf gewoon uit ons datacenter, geven hem aan jullie, en nu hebben jullie al jullie gegevens.” Dat bieden ze nu niet meer aan. Ze houden alles daar, en je moet zeggen: „Oké, op deze datum zijn we klaar“, en dan sturen ze die schijf op.
Dat is geen haalbare optie voor gezondheidszorgsystemen, omdat ze die gegevens moeten kunnen overzetten zonder dat de 24/7 live toegang tot die gegevens wordt onderbroken.
De gegevensontsluiting moet live en parallel plaatsvinden, zonder onderbrekingen in de beschikbaarheid, terwijl uw klinisch personeel actief gebruikmaakt van dezelfde infrastructuur waaruit u gegevens wilt onttrekken. Om dit te realiseren zonder de eindgebruikers te hinderen, is een ander niveau van operationele discipline vereist dan bij een standaard on-premise-project.
Maakt de relatie met de leverancier dit moeilijker?
Dat kan inderdaad. Wanneer een leverancier een platform beheert dat het einde van zijn levensduur nadert, liggen zijn middelen en prioriteiten vanzelfsprekend elders. Zijn contractuele verplichtingen verdwijnen niet, maar migratieprojecten staan niet bovenaan zijn prioriteitenlijst, en dat is nu eenmaal de omgeving waarin je opereert.
Ondersteuningsteams hebben het vaak erg druk, en de institutionele kennis die er eerder in de levenscyclus van het platform was, is niet altijd meer aanwezig. Dat is geen kritiek op de betrokkenen. Het is een structurele realiteit van het werken binnen een systeem dat geleidelijk wordt afgebouwd, en het is de moeite waard om hiermee rekening te houden in je tijdschema en verwachtingen voordat het project van start gaat.
Het gevolg is dat klanten met een gehoste oplossing vaak te maken krijgen met een vastgelopen gegevensuitvoer, bovenop een toch al moeizame relatie met de helpdesk, terwijl de klok op hun oude contract gewoon blijft tikken.
Wat gaat er mis als een extractieleverancier niet is afgestemd op gehoste omgevingen?
De meest gebruikelijke aanpak die ik bij andere extractieaanbieders zie wanneer ze te maken krijgen met een gehoste omgeving, is om de gegevens gewoonweg op te vragen: ze vragen om een kopie van de database of de bestanden, halen die naar hun eigen omgeving, verwerken ze daar en sturen de output terug.
Het probleem daarbij is dat uw PHI uw omgeving verlaat. De gegevens worden overgebracht naar een netwerk van een derde partij waarover u geen controle hebt, en verwerkt door mensen waarvan u de beveiligingsstatus niet rechtstreeks kunt controleren. Die blootstelling leidt vrijwel altijd tot een volledige beveiligingsbeoordeling van de leverancier voordat het project van start kan gaan, en die beoordelingen kosten extra tijd. In een project waarbij de tijdplanning cruciaal is, is die tijd kostbaar.
Wanneer mijn team gegevens extraheert, krijgen we direct toegang tot de reeds beveiligde omgeving van de klant. We maken geen gebruik van applicaties van derden en vragen hen evenmin om onze eigen aangepaste software te installeren. Er verlaten geen gegevens het systeem, er worden geen offshore-middelen ingezet en de beveiligingsperimeter van de klant verandert niet, omdat we binnen die perimeter opereren.
Hoe ziet een gehoste extractie eruit als deze eenmaal aan de gang is?
Zodra de toegang is geregeld, verloopt de extractie continu. Voor gehoste omgevingen betekent dit 24 uur per dag, zeven dagen per week, want door de tijdlijn te comprimeren, kun je de overlappingsperiode bij een oud contract tot een minimum beperken.
Bij Quoris hanteren we binnen ons team een wachtdienstrooster, waardoor we 24 uur per dag, 7 dagen per week ondersteuning bieden voor dit proces. Als een klant om 02.00 uur ’s nachts een probleem meldt, kan hij of zij ons bellen. We nemen de telefoon op en werken samen met de klant om het probleem in kaart te brengen en de volgende stappen te bepalen, ongeacht de oorzaak ervan.
Naast de bereikbaarheid via de wachtdienst nemen we driemaal per dag contact op: ’s ochtends vroeg, ’s middags en voordat degene die dienst heeft naar bed gaat. Zo nemen we die last uit handen van de klant. Ze hebben misschien maar één of twee beheerders die het druk hebben met de dagelijkse gang van zaken, en die tegelijkertijd bezig zijn met de overstap naar Gallery. Wij gaan dat hele extractie- en conversieproces voor hen beheren. We schakelen hen in als dat nodig is, maar we zullen dit project door en door kennen.
Gedurende het hele project heeft het interne team van de klant in realtime toegang tot onze rapportagedashboards, waarop te zien is hoe ver de extractie is gevorderd: het totale aantal verwachte documenten versus het aantal geëxtraheerde documenten, uitgesplitst naar documenttype, bestandstype, enzovoort. We wijzen ook op zaken als: „Hé, je hebt hier XML-documenten die een overlay of een stylesheet nodig hebben.” Door dat soort zaken in een vroeg stadium op te merken, kunnen we afstemmingsproblemen bij de livegang voorkomen.
Wat is het verschil tussen een team dat dit wel kan en een team dat dit niet kan?
Bij Quoris is het onze brede kennis die ons uniek maakt. Ik heb 21 jaar ervaring in het beheer van verouderde documentensystemen en Epic-omgevingen, waardoor ik veel diepgaande kennis heb van de integraties en knelpunten. Daarnaast hebben we mensen in dienst die in de gezondheidszorg hebben gewerkt en ervaring hebben met Epic- en DMS-advies op diverse gebieden. Een van onze teamleden heeft een achtergrond in het bankwezen en is bekend met deze DMS-platforms. Dankzij die brede ervaring kunnen we complexe gehoste extracties uitvoeren zonder aan vaart in te boeten.
Bij gehoste extractieprojecten komen vaak verrassingen aan het licht: documenttypes die nog niet in de inventaris zijn opgenomen, indexeringsstructuren die niet aansluiten bij de projectomvang, en koppelingen met aanverwante systemen die de extractielogica ingewikkelder maken. Wanneer dergelijke zaken aan het licht komen – en dat zal ongetwijfeld gebeuren – is het de vraag of het projectteam al voldoende variatie heeft gezien om hiermee om te gaan zonder het project te vertragen.
Ga via de FastLane naar de galerij.
Het FastLane-programma van Quoris is zo opgezet dat het zowel gehoste als on-premise omgevingen met dezelfde snelheid en expertise kan afhandelen. We versnellen de opstarttijd door de afhandeling van contracten te bespoedigen, waarna we binnen twee weken na ondertekening van het contract de kick-off verzorgen. Vervolgens werken we de klok rond om uw gegevens te extraheren en te converteren voor Gallery.
Ons team in de VS put uit tientallen jaren ervaring met DMS en Epic en weet daardoor vakkundig zijn weg te vinden in zowel gehoste als on-premise legacy-omgevingen, ongeacht het DMS-systeem
Wat wij ondersteunen: Ons FastLane-team verzorgt de migratie vanuit OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box en andere verouderde documentbeheerplatforms.
Als uw verouderde DMS in de cloud wordt gehost en Gallery op uw roadmap staat, dan hebben wij dit al eerder gedaan.
Share this