De votre système de gestion documentaire (DMS) hérité hébergé à Gallery : sept questions posées à un expert
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris. We sat down with him to talk about what is happening inside hosted environments right now, and why it matters for health systems trying to get to Gallery.
Pourquoi tant de systèmes de santé sont-ils actuellement au point mort ?
Au cours des dix dernières années environ, des prestataires tiers ont commencé à proposer des solutions hébergées. Tout le monde parlait du cloud et souhaitait migrer vers le cloud. L’argument de vente présenté aux clients était que , en passant au cloud, les serveurs seraient gérés à leur place, ce qui leur éviterait d’avoir à s’en occuper. Lorsque le fournisseur de services de gestion documentaire (DMS) conserve l’ensemble des données dans son centre de données, cela permet de réduire les coûts liés à ce dernier. Et bien que cela ait permis aux clients de réaliser des économies au début, cela n’a pas duré.
Au fil du temps, ces coûts ont commencé à augmenter, tandis que la qualité et l’assistance ont commencé à baisser. À ce stade, vous payez plus cher pour obtenir moins de services, ce qui explique pourquoi les gens se tournent vers Epic Gallery.
Il est également arrivé un moment où l’hébergement géré est devenu la seule option proposée aux nouveaux clients. Ainsi, si votre organisation rejoignait l’une de ces plateformes après une certaine année, vous étiez automatiquement hébergé de manière gérée, que vous en ayez fait la demande ou non. De nombreuses organisations ne se rendent pas pleinement compte de ce que cela implique tant qu’elles n’ont pas essayé de quitter la plateforme.
Pourquoi la migration des données est-elle plus complexe pour les systèmes de santé hébergés ?
Si votre système de gestion documentaire est installé sur site, vos données se trouvent sur votre réseau. Vous disposez de la base de données, des serveurs, des connexions à Epic… de tout. Pour faire circuler les données, il suffit simplement d’intervenir au sein d’un environnement que vous contrôlez déjà.
Vos données ne se trouvent pas sur votre réseau. Elles sont hébergées dans un site distinct (éventuellement réparti sur plusieurs États) au sein de l’infrastructure de votre fournisseur. Si tout se trouve sur votre réseau, comme c’est le cas avec une solution sur site, vous êtes limité par votre trafic. Mais avec une solution hébergée, vous vous trouvez dans un lieu totalement distinct et devez gérer le trafic réseau entre les sites, ce qui nécessite la configuration d’un serveur SFTP et toute la coordination que cela implique. C’est là que les retards commencent à s’accumuler.
Il n’existe pas non plus de solution de sortie simple. Autrefois, les anciens systèmes de gestion documentaire (DMS) disaient : « Bon, on va simplement retirer ce disque dur de notre centre de données, on va vous le remettre, et vous aurez alors toutes vos données. » Ils ne proposent plus cela. Ils conservent tout sur place, et vous devez leur indiquer : « D’accord, à telle date, nous aurons terminé », après quoi ils vous envoient ce disque dur.
Ce n’est pas une option envisageable pour les systèmes de santé, car ceux-ci doivent pouvoir transférer ces données tout en conservant un accès en temps réel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
L’extraction doit s’effectuer en temps réel, en parallèle et sans interruption de disponibilité, alors même que votre personnel clinique utilise activement l’infrastructure même dont vous tentez d’extraire les données. Gérer cela sans perturber les utilisateurs finaux exige un niveau de rigueur opérationnelle bien supérieur à celui d’un projet sur site classique.
Est-ce que la relation avec le fournisseur complique les choses ?
C’est possible. Lorsqu’un fournisseur gère une plateforme en fin de vie, ses ressources et ses priorités sont naturellement orientées vers d’autres domaines. Ses obligations contractuelles ne disparaissent pas pour autant, mais les projets de migration ne figurent pas en tête de ses priorités, et c’est justement le contexte dans lequel vous évoluez.
Les équipes d’assistance sont souvent débordées, et les connaissances institutionnelles qui existaient auparavant, au début du cycle de vie de la plateforme, ne sont plus toujours disponibles. Il ne s’agit pas là d’une critique à l’égard des personnes concernées. C’est une réalité structurelle liée au fait de travailler au sein d’un système en voie de démantèlement, et il convient d’en tenir compte dans votre calendrier et vos attentes avant le lancement du projet.
Il en résulte que les clients hébergés doivent souvent gérer une extraction bloquée, en plus d’une relation d’assistance déjà difficile, tandis que le délai de leur contrat existant continue de courir.
Quels problèmes surviennent lorsqu’un fournisseur de solutions d’extraction n’est pas adapté aux environnements hébergés ?
L’approche la plus courante que j’observe chez les autres prestataires d’extraction lorsqu’ils sont confrontés à un environnement hébergé consiste à demander purement et simplement les données : ils sollicitent une copie de la base de données ou des fichiers, les importent dans leur propre environnement, les transforment sur place, puis renvoient le résultat.
Le problème, c’est que vos données de santé protégées (PHI) quittent votre environnement. Elles sont transférées vers un réseau tiers que vous ne contrôlez pas et traitées par des personnes dont vous ne pouvez pas vérifier directement le niveau de sécurité. Cette exposition entraîne presque toujours un audit de sécurité complet du fournisseur avant que le projet puisse démarrer, et ces audits prennent du temps. Dans un projet où le respect des délais est essentiel, ce temps coûte cher.
Lorsque mon équipe procède à des extractions, nous accédons directement à l’environnement déjà sécurisé du client. Nous n’introduisons aucune application tierce et ne demandons pas non plus au client d’installer notre propre logiciel sur mesure. Aucune donnée ne quitte le système, aucune ressource offshore n’est mise en place, et le périmètre de sécurité du client reste inchangé, puisque nous opérons à l’intérieur de celui-ci.
À quoi ressemble une extraction hébergée une fois qu’elle est en cours ?
Une fois l’accès mis en place, l’extraction s’effectue en continu. Pour les environnements hébergés, cela signifie 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, car c’est en raccourcissant le délai que vous réduisez au minimum la période de chevauchement dans le cadre d’un contrat existant.
Chez Quoris, notre équipe dispose d’un système de permanence assurant une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour ce processus. Si un client signale un problème à 2 h du matin, il peut nous appeler. Nous répondrons à son appel et travaillerons avec lui pour identifier le problème et déterminer les mesures à prendre, quelle qu’en soit l’origine.
Au-delà de la permanence, nous effectuons trois vérifications quotidiennes : dès le matin, à midi et avant que la personne de permanence ne se couche. Nous déchargeons ainsi le client de cette tâche. Il se peut qu’il ne dispose que d’un ou deux administrateurs, déjà occupés par les opérations quotidiennes, et qui travaillent en parallèle à la migration vers Gallery. Nous allons gérer pour lui l’ensemble du processus d’extraction et de conversion. Nous ferons appel à lui si nécessaire, mais nous maîtriserons ce projet sur le bout des doigts.
Tout au long du projet, l’équipe interne du client dispose d’un accès en temps réel à nos tableaux de bord de reporting indiquant l’état d’avancement de l’extraction : nombre total de documents attendus par rapport au nombre de documents extraits, ventilés par type de document, type de fichier, etc. Nous signalons également des éléments tels que : « Attention, vous avez ici des documents XML qui nécessitent une superposition ou une feuille de style. » Le fait de repérer ce genre de problèmes à un stade précoce permet d’éviter les problèmes de réconciliation lors de la mise en production.
Qu’est-ce qui distingue une équipe capable d’y parvenir d’une autre qui n’en est pas capable ?
Chez Quoris, c’est l’étendue de nos connaissances qui fait notre singularité. J’ai passé 21 ans à travailler dans la gestion de documents hérités et dans des environnements Epic ; je dispose donc d’une connaissance approfondie des intégrations et des points sensibles. Nous comptons également parmi nos collaborateurs des personnes ayant travaillé dans le secteur de la santé, où elles ont fourni des services de conseil sur Epic et les systèmes de gestion documentaire (DMS) dans de nombreux domaines. L’un des membres de notre équipe est issu du secteur bancaire et possède une expérience de ces plateformes DMS. C’est cette diversité d’expérience qui nous permet de mener à bien des extractions hébergées complexes sans perdre de vitesse.
Les projets d’extraction hébergés révèlent des surprises : des types de documents qui n’ont jamais été répertoriés, des structures d’indexation qui ne correspondent pas au périmètre du projet, des intégrations avec des systèmes annexes qui compliquent la logique d’extraction. Lorsque ces éléments apparaissent – et ils apparaîtront inévitablement –, la question est de savoir si l’équipe en charge du projet a déjà rencontré suffisamment de cas de figure pour s’en sortir sans retarder le calendrier.
Rejoignez la FastLane pour accéder à la Galerie.
Le programme FastLane de Quoris est conçu pour prendre en charge aussi bien les environnements hébergés que les environnements sur site, avec la même rapidité et le même niveau d’expertise. Nous accélérons la mise en route en simplifiant le processus de signature du contrat, puis nous assurons le lancement du projet dans les deux semaines suivant la signature. Ensuite, nous travaillons 24 heures sur 24 pour extraire et convertir vos données pour Gallery.
Notre équipe basée aux États-Unis s’appuie sur plusieurs décennies d’expérience dans les systèmes de gestion documentaire (DMS) et Epic pour gérer avec expertise les environnements hérités, qu’ils soient hébergés ou sur site, quel que soit le système DMS concerné
Nos services : Notre équipe FastLane prend en charge la migration depuis OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box et d’autres plateformes de gestion documentaire existantes.
Si votre système de gestion documentaire (DMS) existant est hébergé et que l’adoption de Gallery figure dans votre plan d’action, nous avons déjà mené ce type de projet.
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