Migratie van OnBase DMS naar Epic Gallery: vier strategische aspecten

Aan het begin van onze driedelige serie over de migratie van verouderde DMS-systemen noemden we „vier strategische dimensies“ voor een succesvolle extractie en conversie: snelheid en projectdoorvoer, architectuur voor parallelle verwerking, flexibiliteit bij de implementatie van de infrastructuur, en beveiliging en netwerkbeperking. Nu nemen we ons eigen FastLane-programma onder de loep om te zien hoe de 60 dagen durende OnBase-extractie en -conversie naar Gallery bij één klant zich verhoudt tot die benchmarks.

Snelheid en projectdoorvoer

Kan het project snel van start gaan en documenten op grote schaal verwerken zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid?

• De FastLane-migratie van EvergreenHealth ging 12 dagen na de ondertekening van het contract van start met Quoris
• De bulkextractie werd 58 dagen vóór de beloofde opleveringsdatum voltooid (duur: 2 maanden)
• Quoris heeft in 60 dagen 32,5 miljoen documenten geëxtraheerd en geconverteerd, met een gemiddelde van 800.000 documenten per dag, waarbij op meerdere dagen meer dan 1 miljoen documenten per dag werden verwerkt

Architectuur voor parallelle verwerking

Kan de migratie parallel aan lopende activiteiten plaatsvinden zonder de klinische of administratieve workflows te verstoren?

• De migratie werd live uitgevoerd door het FastLane-team, op dezelfde infrastructuur die het klinische en administratieve personeel van Evergreen gebruikte voor de dagelijkse werkzaamheden
• In het begin van de migratie meldden medewerkers van EvergreenHealth enige vertraging
• Quoris staat 24/7 paraat voor FastLane-klanten, waardoor het team snel kon reageren en het probleem kon oplossen door de doorvoer terug te brengen tot gemiddeld 800.000 documenten per dag, zonder dat dit tot verdere verstoringen leidde

Flexibiliteit bij de implementatie van infrastructuur

Kunnen extractie en conversie plaatsvinden binnen de bestaande omgeving van de klant, ongeacht of deze gehost is of on-prem?

• Het oude DMS van EvergreenHealth werd gehost via OnBase
• Het FastLane-team werkte binnen de omgeving van Evergreen en voerde de extractie en conversie uit zonder gebruik te maken van een apparaat voor gegevensoverdracht

Beveiliging en netwerkisolatie

Blijft PHI tijdens de migratie binnen de beveiligde omgeving van de klant, zonder blootstelling aan tools, systemen of offshore-verwerking van derden?

• Bij de migratie van Evergreen waren geen derde partijen betrokken, werd er geen aangepaste software gedownload, werden er geen databases of apparaten naar een externe locatie verzonden en werd er geen gebruik gemaakt van offshore-middelen
• De beveiligingsperimeter van Evergreen is niet gewijzigd door de betrokkenheid van Quoris

Toen we Quoris inschakelden, schoven we het probleem niet zomaar door, maar bouwden we een team op. De resultaten laten zien wat er gebeurt als beide partijen zich volledig inzetten om dezelfde einddoel te bereiken.

Bob Ferguson, MBA
Directeur IT-operaties, ERP, inkomstencyclus en toegangsapplicaties, EvergreenHealth

---