Modèles de dotation Epic par phase du cycle de vie : Ce qui fonctionne réellement

La question que les systèmes de santé oublient de poser sur la dotation en personnel d’Epic

Lorsqu’un système de santé fait appel à des ressources Epic externes, la question par défaut est presque toujours : ”De combien de personnes avons-nous besoin ?” La question qui est rarement posée est ”quel type d’engagement est réellement adapté à notre situation ?”

Le renforcement du personnel est la solution par défaut, choisie lors de la mise en œuvre parce qu’elle est familière, souple sur le papier, facile à acquérir et qu’elle fonctionne raisonnablement bien sous la pression d’un cycle de construction.

Au moment de la mise en service, l’afflux s’intensifie et le besoin de personnel supplémentaire augmente. Puis la stabilisation arrive, et le modèle reste en place parce qu’il n’y a pas eu d’évaluation formelle pour savoir s’il fallait changer quoi que ce soit. L’optimisation commence, et l’équipe utilise toujours un modèle d’effectifs pour un travail qui nécessite désormais une responsabilité stratégique, et pas seulement une capacité supplémentaire.

Le modèle de dotation n’a jamais été revu, et ce désalignement, silencieux et progressif, est à l’origine de dépenses inutiles et de l’épuisement des équipes.

Le cycle de vie d’Epic comporte quatre phases. Votre modèle de recrutement doit en faire autant.

Avant d’évaluer si votre modèle actuel répond à vos besoins, il est utile de savoir précisément dans quelle phase vous vous trouvez. Ce n’est pas toujours évident de l’intérieur, surtout lorsque plusieurs initiatives sont menées en parallèle.

La mise en œuvre est la phase à laquelle la plupart des systèmes de santé se préparent, mais la pression n’est pas nulle sur la ligne de départ. Les équipes sont déchargées de leurs responsabilités quotidiennes, les systèmes existants doivent encore être couverts et les décisions relatives à l’étendue du projet sont prises dans des délais très courts. La pression est élevée et ne cesse de croître.

Cette phase s’appuie principalement sur les constructeurs, les chefs de projet et les formateurs des modules de base, notamment Beacon, Willow, Cupid et Cadence, en fonction de la configuration de l’organisation.

Go-live et hypercare représentent le véritable sommet. L’assistance au coude, la résolution des problèmes, la coordination de la transition et la validation du flux de travail se déroulent simultanément et à heure fixe. La demande de personnel se comprime dans une fenêtre étroite.

La dotation en personnel de pointe pour la mise en service est généralement axée sur l’assistance aux superutilisateurs et la couverture des coudes dans les modules actifs ; ces rôles sont difficiles à pourvoir dans un court délai par les seules équipes internes.

La stabilisation est le moment où la pression commence à diminuer, mais où le travail change de nature. La question n’est plus de savoir ”de combien de personnes avons-nous besoin au coude”, mais ”qui est responsable de la résolution de la dette de construction que nous avons accumulée sous la pression de la mise en service”. Il s’agit d’une question différente, qui requiert un autre type d’engagement.

L’optimisation est le moment où le retour sur investissement est réalisé, et c’est toujours la phase la plus mal desservie du point de vue du modèle de dotation. Il s’agit d’un travail stratégique, itératif et axé sur l’amélioration. Un modèle de dotation construit autour des effectifs et de la disponibilité ne le sert pas bien.

Définition des modèles de dotation en personnel Epic

Avant d’établir une correspondance entre le modèle et la phase, il est utile de définir clairement chaque modèle. La distinction la plus importante n’est pas celle du modèle qui vous semble le plus familier, mais celle de la personne qui est responsable des résultats.

La ligne de démarcation qui importe le plus sur le plan opérationnel : dans les modèles de dotation, votre équipe dirige le travail et est responsable de ce qui est fait. Dans les modèles d’obligation de résultat, en particulier l’AMS et les partenariats stratégiques, le fournisseur est responsable des résultats définis. Cette distinction a des implications réelles sur la manière dont vous gérez l’engagement, sur ce que vous mesurez et sur ce qui se passe en cas de problème.

Quel modèle correspond à quelle phase ?

La matrice ci-dessous met en correspondance les types de modèles de dotation que la plupart des organisations adoptent par défaut avec les modèles qui correspondent le mieux à chaque phase, ainsi qu’une évaluation franche des coûts de cette inadéquation.

Deux caractéristiques de cette matrice méritent d’être soulignées :

• Tout d’abord, le renforcement des effectifs apparaît comme le modèle par défaut dans toutes les phases. Ce n’est pas parce que c’est le mauvais modèle partout. C’est parce que le renforcement du personnel est la voie de la moindre résistance dans la passation de marchés et parce que l’évaluation de l’adéquation se fait rarement.
• Deuxièmement, la rangée de l’optimisation est celle où le résultat ”ou rien” est le plus courant. Les systèmes de santé arrivent souvent à l’optimisation sans stratégie formelle de recrutement, ce qui signifie que le travail incombe à une équipe interne déjà surchargée ou qu’il n’est pas réalisé à grande échelle.

Comment auditer votre modèle actuel

Les questions suivantes sont conçues pour mettre rapidement en évidence un désalignement ; elles ne nécessitent pas de processus d’évaluation formel. Une conversation franche entre la direction informatique et votre partenaire actuel en matière de recrutement devrait permettre d’obtenir la plupart desréponses.

Si la réponse à la première question est que le modèle n’a pas été revu depuis sa mise en œuvre, cela suffit à établir un diagnostic. La plupart des désalignements ne résultent pas d’une mauvaise décision initiale, mais d’une décision qui n’a jamais été réexaminée au fur et à mesure que le travail évoluait.

Si la réponse à la deuxième question est ”notre équipe”, ce n’est pas mauvais en soi, mais cela doit être intentionnel. Un modèle de dotation dans lequel votre organisation assume toute la responsabilité des résultats nécessite une capacité interne pour absorber cette responsabilité. En matière d’optimisation, cette capacité est souvent la première à s’épuiser.

Choisir le bon fournisseur de personnel Epic

Avant de s’engager, ces questions permettent de mettre rapidement en évidence les lacunes en matière d’alignement.

Nous travaillons avec les équipes informatiques des systèmes de santé pour évaluer si leur engagement actuel en matière de personnel Epic correspond à la phase dans laquelle ils se trouvent actuellement, puis nous les aidons à soutenir le modèle qui leur permettra de réussir. L’entretien dure environ 30 minutes et ne nécessite pas d’appel d’offres formel.