Migración de OnBase DMS a Epic Gallery: cuatro dimensiones estratégicas

Al principio de nuestra serie de tres partes sobre la migración de sistemas de gestión documental (DMS) heredados, mencionamos las «cuatro dimensiones estratégicas» para que una extracción y conversión salgan bien: velocidad y rendimiento del proyecto, arquitectura de procesamiento paralelo, flexibilidad en la implementación de la infraestructura, y seguridad y contención de la red. Ahora vamos a analizar con lupa nuestro propio programa FastLane para ver cómo se compara la extracción y conversión de OnBase a Gallery, realizada en 60 días para un cliente, con esos criterios de referencia.

Velocidad y rendimiento del proyecto

¿Se puede poner en marcha el proyecto rápidamente y procesar documentos a gran escala sin perder precisión?

• La migración a FastLane de EvergreenHealth comenzó con Quoris 12 días después de firmar el contrato
• La extracción masiva se completó 58 días antes de la fecha de entrega prometida (duración de 2 meses)
• Quoris extrajo y convirtió 32,5 millones de documentos en 60 días, a un ritmo medio de 800 000 documentos al día, y hubo varios días en los que se superó el millón de documentos al día

Arquitectura de procesamiento paralelo

¿Se puede llevar a cabo la migración en paralelo con las operaciones en curso sin interrumpir los flujos de trabajo clínicos o administrativos?

• El equipo de FastLane llevó a cabo la extracción en tiempo real, utilizando la misma infraestructura que el personal clínico y administrativo de Evergreen usaba para sus operaciones diarias
• Al principio de la migración, el personal de EvergreenHealth notó cierta lentitud
• Quoris está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para los clientes de FastLane, así que el equipo pudo reaccionar rápido y solucionar el problema reduciendo el volumen de procesamiento a una media de 800 000 documentos al día sin causar más interrupciones

Flexibilidad en la implementación de la infraestructura

¿Se pueden llevar a cabo la extracción y la conversión dentro del entorno actual del cliente, ya sea alojado o local?

• El antiguo sistema de gestión documental (DMS) de EvergreenHealth estaba alojado en OnBase
• El equipo de FastLane trabajó dentro del entorno de Evergreen, llevando a cabo la extracción y la conversión sin necesidad de ningún dispositivo de transferencia de datos

Seguridad y contención de la red

¿Se mantiene la información médica protegida (PHI) dentro del entorno seguro del cliente durante toda la migración, sin que quede expuesta a herramientas, sistemas o procesos de gestión en el extranjero de terceros?

• La migración de Evergreen no requirió la intervención de terceros, ni descargas de software a medida, ni el envío de bases de datos o dispositivos fuera de las instalaciones, ni recursos en el extranjero
• El perímetro de seguridad de Evergreen no cambió con la participación de Quoris

Cuando incorporamos a Quoris, no estábamos pasando el problema a otra persona, sino formando un equipo. Los resultados reflejan lo que pasa cuando ambas partes están totalmente comprometidas con el mismo objetivo.

Bob Ferguson, MBA
Director de Operaciones de TI, ERP, ciclo de ingresos y aplicaciones de acceso, EvergreenHealth

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