Gegevensintegriteit en bedrijfsvoering: HIM-teams ondersteunen bij de overstap naar Epic Gallery
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris.
Vraag een CIO naar de migratie naar Gallery en je krijgt antwoorden over tijdschema’s, budgetten en ingebruiknamedata. Stel dezelfde vraag aan Health Information Management (HIM) en je krijgt een heel ander antwoord: wat gebeurt er met de miljoenen documenten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, en of er onderweg iets verloren gaat, verkeerd wordt gelabeld of in het ongewisse blijft hangen.
De HIM-teams zijn verantwoordelijk voor de inhoud van het DMS, waarbij dagelijkse taken zoals scannen, indexeren, het vrijgeven van documenten en het corrigeren van documenten volledig verweven zijn met het bestaande platform (zoals OnBase, ChartMaxx en OpenText).
Aangezien er patiëntgegevens in het spel zijn, is de migratie naar Gallery nooit louter een technologisch project. Voor HIM is het een omvangrijk operationeel project, waarbij de gegevensintegriteit op het spel staat.
Door de overstap naar Gallery hoeft HIM niet langer twee systemen te combineren om een volledig patiëntendossier te beheren. Door documenten samen met de overige patiëntgegevens van het zorgsysteem in de Epic-omgeving op te nemen, kunnen HIM-medewerkers deze sneller beoordelen en kunnen clinici ze sneller terugvinden. Doordat documenten niet meer in en uit het EPD hoeven te worden verplaatst, kunnen HIM-teams hoge normen voor gegevensintegriteit handhaven en tegelijkertijd de administratieve werklast drastisch verminderen.
Zowel IT als HIM spelen een cruciale rol bij het gegevensbeheer tijdens een migratie naar Gallery, hoewel hun aandachtsgebieden verschillen. IT-medewerkers richten zich volledig op het overzetten van alle gegevens en metagegevens uit het verouderde DMS, terwijl HIM-teams zich bezighouden met de praktische aspecten van hoe alles eruit moet zien zodra het in Gallery staat, waar de gegevens zich op elk moment tijdens de migratie bevinden, en de verantwoording van wat er onderweg mee gebeurt. Ondertussen blijven beide teams hun normale dagelijkse taken uitvoeren.
HIM als belanghebbende bij de migratie van Gallery
Het onderdeel van een Gallery-migratie dat doorgaans bij het HIM-team terechtkomt, is kwaliteitsborging. Tijdens het Extract, Transform en Load (ETL)-proces werkt HIM samen met de migratiepartner om zowel de gegevensintegriteit te waarborgen als historische context te bieden, terwijl de gegevensmigratiedeskundigen de gegevens die naar Gallery worden overgezet, opschonen en optimaliseren.
In het verouderde DMS bestaan gegevens doorgaans uit een enorme, gefragmenteerde catalogus van ongecomprimeerde afbeeldingen, PDF-bestanden met meerdere pagina’s en decennia aan opgebouwde, ongestructureerde klinische documentatie. De inventaris van de Gallery van een zorginstelling na de migratie mag geen 1:1-kopie zijn van wat zich in de verouderde omgeving bevond, maar moet een aanzienlijk verbeterde dataset zijn. Nauwe samenwerking tussen HIM-medewerkers en experts op het gebied van gegevensmigratie gedurende het gehele migratieproces zorgt ervoor dat dit resultaat wordt bereikt.
Het migratieprogramma voor The Gallery, speciaal ontwikkeld met het oog op HIM
FastLane is de versnelde extractie- en conversiepijplijn van Quoris voor gegevens die bestemd zijn voor Gallery.
Bij een succesvol migratieprogramma moet de partner beschikken over diepgaande expertise in zowel het bestaande DMS als Gallery. Dankzij die combinatie kan de partner de bestaande omgeving analyseren, HIM-beslissingen begeleiden, uitzonderingen signaleren, advies geven over wat wel en niet gemigreerd moet worden, en de migratie uitvoeren terwijl tegelijkertijd de afstemming plaatsvindt.
Pipeline-programma’s zoals FastLane bewijzen hun waarde voor HIM door met hen samen te werken bij cruciale beslissingen op het gebied van gegevensbeheer en tegelijkertijd de extractie en conversie snel en zorgvuldig uit te voeren. HIM brengt de operationele kennis van het systeem in en ziet toe op de gegevensintegriteit, terwijl migratiedeskundigen de ervaring en de technische analyse inbrengen.
In de volgende paragrafen worden de belangrijkste samenwerkingsgebieden beschreven, waarbij recente ervaringen met FastLane illustreren hoe deze in de praktijk uitpakken.
Gegevensverkenning
Gezondheidszorgorganisaties helpen om beter inzicht te krijgen in wat er in hun systeem aanwezig is, vormt een cruciale eerste stap bij elke gegevensmigratie. HIM heeft een goed inzicht in het verouderde DMS, maar voordat miljoenen documenten naar een nieuw systeem worden gemigreerd, is een grondige analyse van elk afzonderlijk bestand nodig. Veel van de documenten die tijdens de inventarisatie worden geanalyseerd, zijn al jaren niet meer bekeken.
Tijdens het gegevensonderzoek heeft het FastLane-team van Quoris talrijke documenttypes geïdentificeerd waaraan slechts een handvol documenten was gekoppeld, ondanks het feit dat het systeem al tien jaar in gebruik was.
Dit soort inzichten helpen het HIM-team om te bepalen waarvoor het echt de moeite waard is om tijd te besteden aan migratie en wat mogelijk achterhaald is.
De reikwijdte van de migratie vaststellen
In de beginfase moet ook worden aangegeven wat niet hoeft te worden gemigreerd. Hieronder vallen documenten die geen deel uitmaken van het patiëntendossier of die al elders zijn opgeslagen.
Een klant van FastLane had een aantal documenten waarvan we alleen maar kunnen aannemen dat ze per ongeluk waren ingescand… afhaalmenu’s, flyers van het kantoor. Uiteraard konden we die veilig uitsluiten van de migratie.
Door dergelijke uitsluitingen al in een vroeg stadium van het proces te identificeren, kunnen miljoenen overbodige documenten uit de migratie worden verwijderd zonder dat dit ten koste gaat van de gegevensintegriteit. Hierdoor wordt de projectduur effectief verkort, neemt de verwerkingstijd af en krijgt HIM de ruimte om zich te concentreren op de inhoud die ertoe doet.
Omgaan met onvolledige gegevens
Problemen met de gegevenskwaliteit zijn kenmerkend voor DMS-inventarissen; elk verouderd systeem bevat records met problemen op het gebied van metagegevens, documenttypes die extra controle vereisen, of ongewoon grote bestanden waarvan de verwerking meer tijd in beslag neemt. Bij versnelde migratieprogramma’s wordt rekening gehouden met onvolledige gegevens, dus het aanpakken van problemen met de gegevensintegriteit mag geen belemmering vormen.
In samenwerking met het HIM-team van een FastLane-klant ontdekten we meer dan een miljoen documenten met problemen op het gebied van metagegevens. In plaats van de migratie stil te leggen totdat elk record was gecorrigeerd, hebben we samen met het HIM-team deze problemen vóór de extractie opgelost. Zo kon de hoofdmigratie doorgaan terwijl er een plan werd uitgewerkt voor de afhandeling van de uitzonderingen.
De bredere migratietijdlijn beschermen
Bij elke migratie doen zich onverwachte HIM-uitdagingen voor. Zonder de juiste waarborgen lopen conversies een bijzonder groot risico om het knelpunt te worden dat de volledige ingebruikname van de Gallery vertraagt.
De meeste Gallery-migraties vinden plaats binnen een strak tijdschema. Klanten hebben contractdeadlines, implementatieschema’s en ingebruiknamedata waar ze naartoe werken. Hoe langer een migratie duurt, hoe langer een zorginstelling kosten voor overlappend onderhoud moet betalen.
Tijdens een extractie- en conversieproject was het programmeerteam van de klant nog volop bezig met het verwerken van recente gegevens. Door een praktisch eindpunt vast te stellen, kreeg iedereen een duidelijk kader om vanuit te werken. Naarmate die nieuwere gegevens werden afgerond, konden we ze later in de migratie opnemen.
Als de voortgang telkens tot stilstand komt zodra er zich een uitzonderingsgeval voordoet, komt het project bijna tot stilstand. Een migratiepartner moet samen met HIM deze problemen in een vroeg stadium opsporen, ze afscheiden van de hoofdextractie en verdergaan terwijl ze parallel daaraan worden opgelost.
Het waarborgen van de dagelijkse HIM-activiteiten
Het is van cruciaal belang dat HIM-teams tijdens een Gallery-migratie hun normale bedrijfsvoering kunnen voortzetten. Dat betekent: geen tijdelijke processen, geen onderbrekingen in het corrigeren van actieve documenten, documenten zijn altijd opvraagbaar en juridische bewaarplichten blijven ongewijzigd. Het extraheren en converteren van gegevens mag de HIM-activiteiten of de voortdurende gegevensintegriteit op geen enkele wijze verstoren.
Vertrouwen in continue afstemming
HIM moet zorgen voor absolute gegevensintegriteit zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid van de processen. Om vóór de overgang volledig vertrouwen te kunnen hebben, moet de afstemming gelijktijdig met de extractie en conversie plaatsvinden; een samenvattend rapport achteraf volstaat niet.
In een geavanceerd migratieprogramma zoals FastLane laat de realtime afstemming op documenttype gedurende de hele migratie zien welke geëxporteerde records overeenkomen met geïmporteerde records.
Slotbeschouwing
HIM-teams zijn onmisbare partners bij elke migratie van een galerij. Het vinden van een migratiepartner die samen met hen cruciale beslissingen over gegevensbeheer neemt, zonder dat onvolledige gegevens de voortgang belemmeren, maakt het verschil tussen een vlotte extractieprocedure en een die de gehele migratietijdlijn vertraagt. Met de juiste waarborgen vanaf dag één kunnen HIM-teams de gegevensoverdracht overzichtelijk begeleiden en met vertrouwen live gaan op Gallery.
Ga via de FastLane naar de galerij
Het FastLane-programma van Quoris is zo opgezet dat het zowel gehoste als on-premise omgevingen met dezelfde snelheid en deskundigheid kan ondersteunen. We versnellen de doorlooptijd tot de start door de afhandeling van contracten te bespoedigen, waarna we binnen twee weken na ondertekening van het contract de kick-off verzorgen. Vervolgens werken we de klok rond om uw gegevens te extraheren en te converteren voor Gallery.
Ons team in de VS put uit tientallen jaren ervaring met DMS en Epic en weet daardoor vakkundig zijn weg te vinden in zowel gehoste als on-premise legacy-omgevingen, ongeacht het DMS-systeem
Wat wij ondersteunen: Ons FastLane-team verzorgt de migratie vanuit OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box en andere verouderde documentbeheerplatforms.
Als uw verouderde DMS in de cloud wordt gehost en Gallery op uw roadmap staat, dan hebben wij dit al eerder gedaan.
Veelgestelde vragen
Het onderdeel van de Gallery-migratie dat bij het HIM-team terechtkomt, is kwaliteitsborging.
Terwijl het IT-personeel zich volledig richt op het overzetten van alle gegevens en metagegevens uit het verouderde DMS, buigen de HIM-teams zich over de praktische aspecten: hoe alles eruit moet komen te zien zodra het in Gallery staat, waar de gegevens zich op elk moment tijdens de migratie bevinden, en of de handelingen die er gaandeweg mee worden verricht, verdedigbaar zijn.
Bij versnelde migratieprogramma’s wordt rekening gehouden met onvolledige gegevens, dus het aanpakken van problemen op het gebied van gegevensintegriteit mag geen belemmering vormen. Een migratiepartner moet samenwerken met HIM om dergelijke problemen in een vroeg stadium op te sporen, deze uit de hoofdextractie te halen en door te gaan met het proces terwijl deze problemen parallel worden opgelost.
De afstemming verloopt gelijktijdig met de extractie en conversie, zodat er geen verrassingen zouden moeten zijn wanneer het tijd is om de gegevens in Gallery te laden.
Een migratie naar Gallery brengt enkele operationele veranderingen met zich mee, met name rond de ingebruikname. Hoewel documenten via het oude systeem toegankelijk blijven totdat de overgang is voltooid, moeten HIM-teams rekening houden met trainingen, nieuwe werkprocessen en een tijdelijke periode waarin met beide systemen moet worden gewerkt. Met een goede planning kunnen deze veranderingen worden doorgevoerd zonder dat de dagelijkse werkzaamheden worden verstoord.
Share this