ڈیٹا انٹیگریٹی اور آپریشنز: HIM ٹیموں کو ایپک گیلری میں جانے میں مدد کرنا

کسی CIO سے ان کی گیلری کی منتقلی کے بارے میں پوچھیں اور آپ کو ٹائم لائنز، بجٹ، اور لائیو تاریخوں کے بارے میں سنیں گے۔ ہیلتھ انفارمیشن مینجمنٹ (HIM) سے وہی سوال پوچھیں اور آپ کو کچھ مختلف سننے کو ملے گا: ان لاکھوں دستاویزات کا کیا ہوتا ہے جن کے وہ ذمہ دار ہیں، اور کیا راستے میں کوئی چیز گم ہو جاتی ہے، غلط لیبل لگ جاتی ہے یا پھنس جاتی ہے۔

HIM ٹیمیں DMS کے مواد کی مالک ہیں، جہاں روزانہ کے افعال جیسے سکیننگ، اشاریہ سازی، ریکارڈ کی ریلیز، اور دستاویز میں تصحیح مکمل طور پر میراثی پلیٹ فارم (جیسے OnBase، ChartMaxx، اور OpenText) کے ساتھ جڑی ہوئی ہے۔

مرکب میں مریضوں کے ڈیٹا کے ساتھ، گیلری کی منتقلی کبھی بھی صرف ایک ٹیکنالوجی پروجیکٹ نہیں ہے۔ اس کے لیے، یہ ایک اہم آپریشنل ہے، اور ڈیٹا کی سالمیت لائن پر ہے۔

گیلری میں منتقل ہونے کا مطلب ہے کہ HIM مریض کے مکمل ریکارڈ کو منظم کرنے کے لیے مزید دو نظاموں کو نہیں گھیرے گا۔ صحت کے نظام کے بقیہ مریضوں کے ڈیٹا کے ساتھ دستاویزات کو ایپک ماحول میں لانا HIM کے لیے تیز تر جائزہ اور معالجین کے لیے بازیافت کا وعدہ کرتا ہے۔ دستاویزات EHR کے اندر اور باہر منتقل کیے بغیر، HIM ٹیمیں انتظامی کام کے بوجھ کو کم کرتے ہوئے ڈیٹا کی سالمیت کے اعلیٰ معیار کو برقرار رکھنے کے قابل ہیں۔

IT اور HIM دونوں گیلری کی منتقلی کے دوران ڈیٹا مینجمنٹ میں اہم کردار ادا کرتے ہیں، حالانکہ ان کے فوکس ایریاز مختلف ہیں۔ آئی ٹی کے اہلکار تمام ڈیٹا اور میٹا ڈیٹا کو لیگیسی DMS سے نکالنے پر لیزر پر مرکوز ہیں، جب کہ HIM ٹیمیں میکانکس کے ذریعے کام کرتی ہیں کہ گیلری میں آنے کے بعد ہر چیز کیسی نظر آنی چاہیے، جہاں یہ منتقلی کے دوران کسی بھی لمحے موجود ہوتی ہے، اور راستے میں اس کے ساتھ کیا ہوتا ہے۔ دریں اثنا، دونوں ٹیمیں اپنے معمول کے روزمرہ کے کام کو جاری رکھتی ہیں۔

HIM بطور گیلری مائیگریشن اسٹیک ہولڈر

گیلری کی منتقلی کا ٹکڑا جو HIM ٹیم کے ساتھ اترتا ہے وہ کوالٹی اشورینس ہے۔ Extract, Transform, and Load (ETL) کے دوران، HIM ڈیٹا کی سالمیت کو یقینی بنانے اور تاریخی سیاق و سباق فراہم کرنے کے لیے مائیگریشن پارٹنر کے ساتھ مشغول ہوتا ہے کیونکہ ڈیٹا منتقلی کے ماہرین گیلری سے منسلک ڈیٹا کو صاف اور بہتر بنانے کے لیے کام کرتے ہیں۔

میراثی DMS میں، ڈیٹا عام طور پر غیر کمپریسڈ امیجز، ملٹی پیج پی ڈی ایف، اور کئی دہائیوں کے جمع شدہ، غیر ساختہ طبی دستاویزات کے ایک بڑے، بکھرے ہوئے کیٹلاگ کے طور پر موجود ہوتا ہے۔ صحت کے نظام کی پوسٹ مائیگریشن گیلری کی انوینٹری اس کی 1:1 کاپی نہیں ہونی چاہیے جو میراثی ماحول کے اندر تھی، بلکہ ایک معنی خیز طور پر بہتر ڈیٹا سیٹ ہونا چاہیے۔ پوری منتقلی کے دوران HIM اور ڈیٹا مائیگریشن ماہرین کے درمیان قریبی تعاون اس نتیجہ کو یقینی بناتا ہے۔

گیلری مائیگریشن پروگرام HIM کو ذہن میں رکھتے ہوئے بنایا گیا ہے۔

ایک کامیاب مائیگریشن پروگرام میں، پارٹنر کو لیگیسی DMS اور گیلری دونوں میں گہری مہارت کی ضرورت ہوتی ہے۔ یہی امتزاج انہیں وراثت کے ماحول کا تجزیہ کرنے، اس کے فیصلوں کی رہنمائی کرنے، مستثنیات کو جھنڈا دینے، اس بارے میں مشورہ دینے دیتا ہے کہ کیا منتقل ہونا چاہیے اور کیا نہیں کرنا چاہیے، اور متوازی طور پر مفاہمت چلاتے ہوئے ہجرت کو انجام دینے دیتا ہے۔

فاسٹ لین جیسے پائپ لائن پروگرام ڈیٹا مینجمنٹ کے اہم فیصلوں پر ان کے ساتھ شراکت داری کرتے ہوئے رفتار اور دیانتداری کے ساتھ نکالنے اور تبدیلی کو انجام دیتے ہوئے HIM کے ساتھ اپنی قدر کماتے ہیں۔ HIM نظام کا آپریشنل علم لاتا ہے اور ڈیٹا کی سالمیت کی نگرانی کرتا ہے، جبکہ ہجرت کے ماہرین تجربہ اور تکنیکی تجزیہ لاتے ہیں۔

مندرجہ ذیل حصے تعاون کے کلیدی شعبوں کا خاکہ پیش کرتے ہیں، حالیہ FastLane تجربات کے ساتھ یہ واضح کرتے ہیں کہ وہ عملی طور پر کیسے کام کرتے ہیں۔

ڈیٹا کی دریافت

صحت کے نظام کو بہتر طور پر سمجھنے میں مدد کرنا کہ ان کے سسٹم میں کیا موجود ہے کسی بھی ڈیٹا کی منتقلی میں ایک اہم پہلا قدم ہے۔ HIM کو لیگیسی DMS کی اچھی سمجھ ہے، لیکن لاکھوں دستاویزات کو نئے سسٹم میں منتقل کرنے سے پہلے، انہیں ہر ایک فائل پر گہرائی سے نظر ڈالنے کی ضرورت ہے ۔ دریافت کے دوران تجزیہ کیے گئے بہت سے دستاویزات کو سالوں میں نہیں دیکھا جائے گا۔

اس قسم کی بصیرتیں HIM ٹیم کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد کرتی ہیں کہ ہجرت میں وقت گزارنے کے لیے کیا چیز واقعی قابل ہے اور کیا متروک ہو سکتی ہے۔

نقل مکانی کے دائرہ کار کی وضاحت

ابتدائی مرحلے کے کام کو بھی جھنڈا لگانا چاہیے جسے منتقل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اس میں وہ دستاویزات شامل ہیں جو مریض کے ریکارڈ سے باہر ہیں یا پہلے سے کہیں اور رہتے ہیں۔

اس طرح کے اخراج کی نشاندہی کرنے سے عمل کے آغاز میں، لاکھوں غیر ضروری دستاویزات کو ڈیٹا کی سالمیت پر سمجھوتہ کیے بغیر، پراجیکٹ کو مؤثر طریقے سے مختصر کرنے، پروسیسنگ کے وقت کو کم کرنے، اور اہم مواد پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے HIM کو آزاد کر کے منتقلی کے دائرہ کار سے ہٹایا جا سکتا ہے۔

نامکمل ڈیٹا کا انتظام

ڈیٹا کوالٹی کے مسائل DMS انوینٹریوں کی خصوصیت ہیں۔ ہر میراثی نظام میں میٹا ڈیٹا کے مسائل، دستاویز کی اقسام کے ساتھ ریکارڈ ہوتے ہیں جن کے لیے اضافی جائزے کی ضرورت ہوتی ہے، یا غیر معمولی طور پر بڑی فائلیں جن پر کارروائی میں زیادہ وقت لگتا ہے۔ تیز رفتار منتقلی کے پروگراموں کو نامکمل ڈیٹا کا سامنا کرنے کی توقع ہے، اس لیے ڈیٹا کی سالمیت کے مسائل کا انتظام رک جانے والا عنصر نہیں ہونا چاہیے۔

بڑی ہجرت کی ٹائم لائن کی حفاظت کرنا

ہر ہجرت میں غیر متوقع HIM چیلنجز سامنے آتے ہیں۔ صحیح گارڈریلز کے بغیر، تبدیلیاں خاص طور پر رکاوٹ بننے کا خطرہ ہیں جو پوری گیلری کو لائیو کرنے میں تاخیر کرتی ہے ۔

زیادہ تر گیلری کی منتقلی ایک سخت ٹائم لائن پر ہوتی ہے۔ صارفین کے پاس معاہدے کی آخری تاریخیں، نفاذ کے نظام الاوقات، اور لائیو تاریخیں ہیں جن کے لیے وہ کام کر رہے ہیں۔ ہجرت جتنی لمبی ہوتی ہے، صحت کا نظام اوورلیپ مینٹیننس فیس کی ادائیگی کرتا ہے۔

اگر ہر بار جب کوئی ایج کیس سامنے آتا ہے تو پیش رفت رک جاتی ہے، تو پروجیکٹ سست ہو جاتا ہے۔ مائیگریشن پارٹنر کو ان مسائل کی جلد شناخت کرنے کے لیے HIM کے ساتھ مل کر کام کرنا چاہیے، انھیں مرکزی نکالنے سے الگ کرنا چاہیے، اور ان کے متوازی حل ہونے تک آگے بڑھنا جاری رکھنا چاہیے۔

روزانہ HIM آپریشنز کو برقرار رکھنا

HIM ٹیموں کے لیے یہ بہت اہم ہے کہ وہ گیلری کی منتقلی کے دوران معمول کے مطابق کاروبار کو برقرار رکھنے کے قابل ہو۔ اس کا مطلب ہے کہ کوئی عارضی عمل نہیں، براہ راست دستاویز کی درستگی میں کوئی کوتاہی نہیں، دستاویزات ہمیشہ قابل بازیافت ہوتی ہیں، اور قانونی ہولڈز غیر متاثر ہوتے ہیں۔ ڈیٹا نکالنے اور تبدیل کرنے سے HIM آپریشنز یا جاری ڈیٹا کی سالمیت میں بالکل بھی خلل نہیں پڑنا چاہیے۔

مسلسل مفاہمت میں اعتماد

HIM کو عمل کو سست کیے بغیر ڈیٹا کی مکمل سالمیت کو یقینی بنانے کی ضرورت ہے۔ کٹ اوور سے پہلے مکمل اعتماد کے لیے اخراج اور تبدیلی کے ساتھ ساتھ چلنے کے لیے مفاہمت کی ضرورت ہوتی ہے، پوسٹ مارٹم سمری رپورٹ نہیں۔

فاسٹ لین جیسے اعلی درجے کے مائیگریشن پروگرام میں، براہ راست دستاویز کی قسم کی سطح کی مفاہمت پوری منتقلی کے دوران درآمد شدہ ریکارڈ سے مماثل برآمد شدہ ریکارڈ دکھاتی ہے۔

حتمی نقطہ نظر

HIM ٹیمیں کسی بھی گیلری کی منتقلی میں اہم معاون ہیں۔ نامکمل ڈیٹا کو پیشرفت کو روکے بغیر ڈیٹا مینجمنٹ کے اہم فیصلوں پر ان کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لیے ایک مائیگریشن پارٹنر تلاش کرنا ایک تیز رفتار نکالنے والی پائپ لائن اور پوری ہجرت کی ٹائم لائن کو روکنے والی ایک کے درمیان فرق کرتا ہے۔ پہلے دن سے صحیح حفاظتی اقدامات کے ساتھ، HIM ٹیمیں ڈیٹا کی نقل و حرکت کی وضاحت کے ساتھ نگرانی کر سکتی ہیں اور اعتماد کے ساتھ گیلری پر لائیو جا سکتی ہیں۔

---

فاسٹ لین ٹو گیلری میں جائیں۔

Quoris’ FastLane پروگرام یکساں رفتار اور مہارت کے ساتھ ہوسٹڈ اور آن پریمیس ماحول کو سنبھالنے کے لیے بنایا گیا ہے۔ ہم معاہدے کی تبدیلی کو تیز کرتے ہوئے وقت سے شروع ہونے کے عمل کو تیز کرتے ہیں، پھر عملدرآمد کے دو ہفتوں کے اندر کک آف کی پیشکش کرتے ہیں۔ پھر، ہم گیلری کے لیے آپ کے ڈیٹا کو نکالنے اور تبدیل کرنے کے لیے چوبیس گھنٹے کام کرتے ہیں۔

ہماری امریکہ میں مقیم ٹیم کسی بھی DMS میں میزبانی شدہ اور آن پریمیس میراثی ماحول دونوں میں ماہرانہ طور پر نیویگیٹ کرنے کے لیے دہائیوں کے DMS اور ایپک کے تجربے سے فائدہ اٹھاتی ہے۔

ہم کس چیز کی حمایت کرتے ہیں: ہماری FastLane ٹیم OnBase، ChartMaxx، Quanum، OpenText، M-Files، Box، اور دیگر میراثی دستاویز کے انتظام کے پلیٹ فارمز سے منتقلی کو سنبھالتی ہے۔

اگر آپ کا میراثی DMS ہوسٹ کیا گیا ہے اور گیلری آپ کے روڈ میپ پر ہے، تو ہم پہلے بھی ایسا کر چکے ہیں۔