Migration du système de gestion documentaire OnBase vers Epic Gallery : quatre axes stratégiques

Au début de notre série en trois parties consacrée à la migration des systèmes de gestion documentaire (DMS) hérités, nous avons identifié « quatre dimensions stratégiques » pour une extraction et une conversion réussies : la vitesse et le débit du projet, l’architecture de traitement parallèle, la flexibilité de déploiement de l’infrastructure, ainsi que la sécurité et le confinement du réseau. Nous allons à présent examiner de près notre propre programme FastLane afin de voir comment l’extraction et la conversion d’OnBase vers Gallery, réalisées en 60 jours pour l’un de nos clients, se situent par rapport à ces critères de référence.

Vitesse et débit du projet

Le projet peut-il être lancé rapidement et traiter des documents à grande échelle sans compromettre la précision ?

• La migration vers FastLane d’EvergreenHealth a débuté avec Quoris 12 jours après la signature du contrat
• L’extraction en masse a été achevée avec 58 jours d’avance sur le délai de livraison prévu (2 mois)
• Quoris a extrait et converti 32,5 millions de documents en 60 jours, à un rythme moyen de 800 000 documents par jour, avec plusieurs jours où le nombre de documents traités a dépassé le million par jour

Architecture de traitement parallèle

La migration peut-elle s’effectuer en parallèle des opérations en cours sans perturber les processus cliniques ou administratifs ?

• L’extraction a été réalisée en temps réel par l’équipe FastLane, sur la même infrastructure que celle utilisée par le personnel clinique et administratif d’Evergreen pour mener à bien ses opérations quotidiennes
• Au début de la migration, le personnel d’EvergreenHealth a signalé quelques ralentissements
• Quoris assure une permanence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour les clients de FastLane ; l’équipe a donc pu réagir rapidement et résoudre le problème en réduisant le débit à une moyenne de 800 000 documents par jour, sans causer d’autres perturbations

Flexibilité de déploiement de l’infrastructure

L’extraction et la conversion peuvent-elles s’effectuer au sein de l’environnement existant du client, qu’il soit hébergé ou sur site ?

• L’ancien système de gestion documentaire (DMS) d’EvergreenHealth était hébergé sur OnBase
• L’équipe FastLane a travaillé au sein de l’environnement d’Evergreen, effectuant l’extraction et la conversion sans recourir à aucun dispositif de transfert de données

Sécurité et confinement du réseau

Les données de santé protégées (PHI) restent-elles au sein de l’environnement sécurisé du client tout au long de la migration, sans être exposées à des outils, des systèmes ou des traitements offshore tiers ?

• La migration d’Evergreen n’a impliqué aucun tiers, aucun téléchargement de logiciels sur mesure, aucun transfert de bases de données ou d’équipements hors site, ni aucune ressource délocalisée
• Le périmètre de sécurité d’Evergreen n’a pas changé suite à l’intervention de Quoris

Lorsque nous avons fait appel à Quoris, nous ne nous contentions pas de lui confier le problème, nous constituions une équipe. Les résultats montrent ce qui se passe lorsque les deux parties s’engagent pleinement à atteindre le même objectif.

Bob Ferguson, titulaire d’un MBA (
), directeur des opérations informatiques, de l’ERP, du cycle de facturation et des applications d’accès, chez EvergreenHealth

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