Migration d’un système de gestion documentaire (DMS) hérité hébergé vers Gallery : 6 questions à poser à votre prestataire d’extraction dans le cadre d’une diligence raisonnable
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris.
En matière de projets d’extraction et de conversion de données, les environnements hérités hébergés posent des défis techniques plus importants que leurs équivalents sur site. Pour en savoir plus sur ces difficultés, cliquez ici :
Migration d’une galerie depuis un environnement hébergé : entretien avec un expert
Comment pouvez-vous vous assurer qu’un prestataire dispose des compétences et de l’expérience nécessaires pour mener à bien votre migration de données hébergées ?
Voici les six questions que Davey Rowan recommande de poser avant de vous engager auprès d’un prestataire d’extraction pour une migration de Gallery hébergée (ainsi que son raisonnement pour chacune d’entre elles) :
Question 1 :
« Les données devront-elles, à un moment ou à un autre au cours de ce projet, être transférées hors de notre environnement ? »
La réponse à cette question vous en apprendra long. Si un prestataire doit transférer vos données dans son propre environnement pour effectuer le travail, vous devrez procéder à un audit de sécurité avant même que le projet ne démarre, ce qui vous expose à des risques inutiles. Il n’est pas nécessaire que vos données quittent votre environnement pour que la migration soit réussie ; en effet, dans le cadre d’une migration réussie, les données ne devraient pas quitter votre environnement.
Question n° 2 :
« Qu’est-ce qui vous a surpris dans un environnement hébergé ? »
Non pas ce qu’ils s’attendent à trouver, mais ce qu’ils ont réellement trouvé. Une équipe ayant déjà mené à bien ce type de projet aura des réponses précises ; des réponses vagues devraient vous inciter à la prudence. Si un prestataire n’est pas en mesure d’apporter des réponses claires et assurées à cette question, on peut raisonnablement supposer que votre migration pourrait être l’une de ses premières.
Question n° 3 :
« Quel est votre modèle d’assistance client en dehors des heures d’ouverture habituelles ? »
Les problèmes ne se limitent pas aux jours ouvrables ; lorsqu’un incident survient au milieu de la nuit ou pendant un week-end férié, qui répond au téléphone, et dans quel délai ? Un prestataire véritablement soucieux de la réussite de votre migration vers Gallery proposera une assistance 24 heures sur 24 intégrée à son offre.
Question 4 :
« Quel est votre plan pour récupérer les données auprès de notre ancien fournisseur de services cloud ? »
Le paysage de l’intégration entre le système de gestion documentaire (DMS) et Gallery évolue rapidement, et de nouveaux protocoles de sécurité relatifs à l’hébergement empêcheront bientôt, si ce n’est déjà le cas, tout accès via un disque dur expédié. Si votre prestataire prévoit de vous demander un disque dur provenant de votre ancien système, cela signifie qu’il n’a pas travaillé récemment sur une solution d’extraction hébergée par un tiers vers Gallery.
Question n° 5 :
« Comment votre équipe gère-t-elle l’extraction et la conversion de documents ou de fichiers particulièrement volumineux sans perturber le processus ? »
Pensez par exemple à des documents comptant des centaines de pages ou à des fichiers volumineux. Une équipe expérimentée doit être capable de gérer ce type de situations sans perturber le calendrier ni le déroulement habituel du projet. Elle doit également être disposée et capable de fournir des exemples concrets illustrant la manière dont elle a géré des projets de différentes envergures.
Question 6 :
« Aurai-je accès en temps réel à l’avancement des travaux de votre équipe, ou devrai-je attendre les réunions de point sur l’état d’avancement ? »
Les programmes avancés d’extraction et de conversion s’exécutent en direct. Si vous ne disposez pas d’une visibilité complète sur le processus grâce à des rapports en temps réel, cela pourrait indiquer que votre prestataire ne dispose pas d’un programme abouti ou actif. Vous ne devriez pas avoir à attendre vos réunions d’état d’avancement hebdomadaires ou mensuelles. Disposer d’une visibilité en temps réel sur votre projet à tout moment vous évite d’avoir à deviner où il en est et quand il sera achevé.
Rejoignez la FastLane pour accéder à la Galerie.
Le programme FastLane de Quoris est conçu pour prendre en charge aussi bien les environnements hébergés que les environnements sur site, avec la même rapidité et le même niveau d’expertise. Nous réduisons les délais de mise en route en accélérant le traitement des contrats, puis nous assurons le lancement du projet dans les deux semaines suivant la signature. Ensuite, nous travaillons 24 heures sur 24 pour extraire et convertir vos données pour Gallery.
Notre équipe basée aux États-Unis s’appuie sur plusieurs décennies d’expérience dans les systèmes de gestion documentaire (DMS) et Epic pour gérer avec expertise les environnements hérités, qu’ils soient hébergés ou sur site, quel que soit le système DMS concerné.
Nos services :Notre équipe FastLane prend en charge la migration depuis OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box et d’autres plateformes de gestion documentaire existantes.
Si votre système de gestion documentaire (DMS) existant est hébergé (ou sur site) et que l’adoption de Gallery figure dans votre plan d’action, nous avons déjà mené ce type de projet.
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