De tu sistema de gestión documental (DMS) heredado y alojado a Gallery: siete preguntas a un experto
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris. We sat down with him to talk about what is happening inside hosted environments right now, and why it matters for health systems trying to get to Gallery.
¿Por qué hay tantos sistemas sanitarios que están atascados ahora mismo?
En los últimos diez años más o menos, otras empresas han empezado a crear soluciones alojadas. Todo el mundo hablaba de la nube y quería pasarse a ella. La ventaja que se vendía a los clientes era que , al pasarse a la nube, los servidores se gestionarían por ti, así que no tendrías que preocuparte de eso. Cuando el DMS lo guarda todo en su propio centro de datos, te ahorras los costes del centro de datos. Y aunque al principio sí que les ahorró dinero a los clientes, eso no duró mucho.
Con el tiempo, esos costes empezaron a subir, y la calidad y la atención al cliente empezaron a bajar. En este momento, estás pagando más y recibiendo menos, y por eso la gente se está pasando a Epic Gallery.
También hubo un momento en el que el servicio alojado se convirtió en la única opción que se ofrecía a los nuevos clientes. Así que, si tu organización se incorporaba a una de estas plataformas a partir de un año determinado, te asignaban el servicio alojado, lo pidieras o no. Muchas organizaciones no se dan cuenta del todo de lo que eso significa hasta que intentan darse de baja.
¿Por qué es más complicada la migración de datos en los sistemas sanitarios alojados?
Si tu sistema de gestión de documentos está instalado en tus propias instalaciones, tus datos están en tu red. Tienes la base de datos, los servidores, las conexiones con Epic… todo. Hacer que los datos circulen es solo cuestión de trabajar en un entorno que ya controlas.
Tus datos no están en tu red. Están en unas instalaciones separadas (quizá repartidas por varios estados) dentro de la infraestructura de tu proveedor. Si todo estuviera en tu red, como ocurre con las soluciones locales, estarías limitado por tu tráfico. Pero con el alojamiento en la nube, te encuentras en una ubicación totalmente independiente y tienes que gestionar el tráfico de red entre instalaciones, lo que requiere la configuración de un servidor SFTP y toda la coordinación que ello conlleva. Aquí es donde empiezan a surgir los retrasos en el calendario.
Tampoco hay una forma sencilla de salir de esto. Antes, los sistemas de gestión de documentos (DMS) antiguos solían decir: «Oye, simplemente vamos a sacar este disco duro de nuestro centro de datos, te lo vamos a dar y ya tienes todos tus datos». Ya no te ofrecen eso. Se lo quedan todo allí, y tienes que decir: «Vale, en esta fecha ya hemos terminado», y entonces te envían ese disco.
Esa no es una opción viable para los sistemas sanitarios, porque necesitan poder migrar esos datos sin dejar de tener acceso en tiempo real a ellos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
La extracción tiene que realizarse en tiempo real, en paralelo y sin interrupciones en la disponibilidad, mientras tu personal clínico sigue utilizando activamente la misma infraestructura de la que intentas extraer datos. Gestionar todo esto sin afectar a los usuarios finales requiere un nivel de disciplina operativa diferente al de un proyecto estándar en las propias instalaciones.
¿La relación con el proveedor complica las cosas?
Sí que puede pasar. Cuando un proveedor gestiona una plataforma al final de su ciclo de vida, sus recursos y prioridades se centran, como es lógico, en otras cosas. Sus obligaciones contractuales no desaparecen, pero los proyectos de migración no son su prioridad, y ese es precisamente el entorno en el que te mueves.
Los equipos de soporte suelen estar desbordados, y los conocimientos institucionales que existían en fases anteriores del ciclo de vida de la plataforma ya no siempre están disponibles. Esto no es una crítica a las personas implicadas. Es una realidad estructural de trabajar dentro de un sistema que está llegando a su fin, y vale la pena tenerlo en cuenta a la hora de planificar tu calendario y tus expectativas antes de que empiece el proyecto.
El resultado es que los clientes de servicios alojados suelen tener que lidiar con una extracción atascada, además de una relación con el servicio de asistencia que ya de por sí es complicada, mientras el tiempo de su contrato anterior sigue corriendo.
¿Qué problemas surgen cuando un proveedor de extracción no está preparado para entornos alojados?
Lo que más veo que hacen otros proveedores de extracción cuando se encuentran con un entorno alojado es pedir los datos directamente: solicitan una copia de la base de datos o de los archivos, los transfieren a su propio entorno, los transforman allí y te envían el resultado.
El problema es que tu información médica protegida (PHI) sale de tu entorno. Se traslada a una red de terceros que no controlas, donde la procesan personas cuya seguridad no puedes verificar directamente. Esa exposición casi siempre hace que haya que hacer una revisión completa de la seguridad del proveedor antes de que el proyecto pueda empezar, y esas revisiones llevan tiempo. En un proyecto en el que el plazo es lo más importante, ese tiempo sale caro.
Cuando mi equipo lleva a cabo extracciones, accedemos directamente al entorno del cliente, que ya está protegido. No incorporamos ninguna aplicación de terceros, ni les pedimos que instalen nuestro propio software personalizado. No se transfieren datos, no se incorporan recursos externos y el perímetro de seguridad del cliente no cambia, ya que operamos dentro de él.
¿Cómo es una extracción alojada una vez que está en marcha?
Una vez que se ha establecido el acceso, la extracción se realiza de forma continua. En el caso de los entornos alojados, eso significa las 24 horas del día, los siete días de la semana, ya que acortar el plazo es la forma de minimizar el periodo de solapamiento en un contrato heredado.
En Quoris, tenemos un turno de guardia en todo el equipo con asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana para este proceso. Si un cliente nos avisa de un problema a las 2:00 de la madrugada, puede llamarnos. Le atenderemos y colaboraremos con él para identificar el problema y decidir los siguientes pasos, sea cual sea su origen.
Además de la cobertura de guardia, nos ponemos en contacto tres veces al día: a primera hora de la mañana, al mediodía y antes de que quien esté de guardia se vaya a dormir. Así le quitamos esa carga al cliente. Puede que solo tengan uno o dos administradores que estén ocupados con las operaciones del día a día y, al mismo tiempo, estén trabajando en la transición a Gallery. Nosotros nos encargaremos de todo el proceso de extracción y conversión por ellos. Les pediremos ayuda cuando sea necesario, pero vamos a conocer este proyecto al dedillo.
A lo largo del proyecto, el equipo interno del cliente tiene acceso en tiempo real a nuestros paneles de informes, que muestran en qué punto va la extracción: el total de documentos previstos frente a los extraídos, desglosados por tipo de documento, tipo de archivo, etc. También te avisamos de cosas como: «Oye, aquí tienes documentos XML que necesitan una superposición o una hoja de estilos». Detectar este tipo de cosas a tiempo ayuda a evitar problemas de conciliación en el momento de la puesta en marcha.
¿Qué diferencia hay entre un equipo que puede hacer esto y otro que no?
En Quoris, lo que nos hace únicos es nuestra amplia experiencia. Llevo 21 años trabajando en la gestión de documentos heredados y en entornos Epic, así que conozco a la perfección las integraciones y los puntos débiles. Además, contamos con gente que ha trabajado en el sector sanitario como consultora de Epic y DMS en múltiples áreas. Uno de los miembros de nuestro equipo tiene experiencia en el sector bancario con estas plataformas DMS. Esa variedad de experiencia es lo que nos permite llevar a cabo complejas extracciones alojadas sin perder el ritmo.
Los proyectos de extracción alojados en la nube deparan sorpresas: tipos de documentos que nadie había incluido en el inventario, estructuras de indexación que no se ajustan al alcance del proyecto, integraciones con sistemas auxiliares que complican la lógica de extracción. Cuando surgen estas cosas —y seguro que surgen—, la pregunta es si el equipo que lleva el proyecto ha visto suficientes variaciones como para saber cómo manejarlas sin tener que parar el reloj.
Entra en FastLane para ir a la Galería.
El programa FastLane de Quoris está diseñado para gestionar entornos alojados y locales con la misma rapidez y experiencia. Aceleramos el tiempo de puesta en marcha agilizando la tramitación de los contratos y, a continuación, ofrecemos el inicio del proyecto en un plazo de dos semanas tras la firma. Después, trabajamos sin descanso para extraer y convertir tus datos para Gallery.
Nuestro equipo, con sede en EE. UU., cuenta con décadas de experiencia en DMS y Epic, lo que le permite gestionar con maestría entornos heredados, tanto alojados como locales, en cualquier sistema DMS
Con qué sistemas trabajamos: Nuestro equipo de FastLane se encarga de la migración desde OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box y otras plataformas de gestión documental heredadas.
Si tu sistema de gestión de documentos (DMS) actual está alojado en un servidor externo y tienes pensado implementar Gallery, ya hemos hecho esto antes.
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