Intégrité des données et opérations : accompagner les équipes de gestion des informations de santé (HIM) dans leur migration vers Epic Gallery
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris.
Demandez à un directeur informatique (CIO) de vous parler de la migration vers Gallery et il vous parlera de calendriers, de budgets et de dates de mise en service. Posez la même question au service de gestion des informations de santé (HIM) et vous obtiendrez une réponse différente : qu’advient-il des millions de documents dont il a la charge, et y a-t-il un risque que certains soient perdus, mal étiquetés ou bloqués en cours de route ?
Les équipes HIM sont responsables du contenu du système de gestion documentaire (DMS), où les opérations quotidiennes telles que la numérisation, l’indexation, la mise à disposition des documents et les corrections de documents sont étroitement liées à la plateforme existante (telle qu’OnBase, ChartMaxx et OpenText).
Étant donné que les données des patients sont en jeu, la migration vers Gallery ne se résume jamais à un simple projet technologique. Pour le service de gestion des informations de santé (HIM), il s’agit d’un projet opérationnel majeur, où l’intégrité des données est en jeu.
La migration vers Gallery permettra au service HIM de ne plus avoir à jongler entre deux systèmes pour gérer l’intégralité du dossier d’un patient. L’intégration des documents dans l’environnement Epic, aux côtés du reste des données des patients du système de santé, promet un examen plus rapide pour les services de gestion des dossiers médicaux (HIM) et une recherche plus rapide pour les cliniciens. Les documents n’ayant plus à être transférés vers et depuis le dossier médical électronique (DME), les équipes HIM sont en mesure de maintenir des normes élevées d’intégrité des données tout en réduisant considérablement la charge de travail administratif.
Les services informatiques et les équipes HIM jouent tous deux un rôle essentiel dans la gestion des données lors d’une migration vers Gallery, bien que leurs domaines d’intervention diffèrent. Le personnel informatique se concentre exclusivement sur l’extraction de l’ensemble des données et métadonnées de l’ancien système de gestion documentaire (DMS), tandis que les équipes de gestion des informations de santé (HIM) s’attachent à définir la structure de ces données une fois qu’elles seront dans Gallery, à déterminer leur emplacement à tout moment au cours de la migration, ainsi qu’à garantir la traçabilité de leur traitement tout au long du processus. Parallèlement, les deux équipes continuent d’exercer leurs fonctions quotidiennes habituelles.
HIM en tant que partie prenante de la migration de la Galerie
L’aspect de la migration vers Gallery qui revient généralement à l’équipe HIM concerne l’assurance qualité. Au cours des phases d’extraction, de transformation et de chargement (ETL), l’équipe HIM collabore avec le partenaire de migration afin de garantir l’intégrité des données et d’apporter un contexte historique, tandis que les experts en migration de données s’attachent à nettoyer et à optimiser les données destinées à Gallery.
Dans l’ancien système de gestion documentaire (DMS), les données se présentent généralement sous la forme d’un catalogue volumineux et fragmenté d’images non compressées, de fichiers PDF multipages et de décennies de documentation clinique non structurée accumulée. L’inventaire de la « Galerie » d’un système de santé après la migration ne doit pas être une copie conforme de ce qui se trouvait dans l’ancien environnement, mais un ensemble de données nettement amélioré. Une collaboration étroite entre les services de gestion des informations de santé (HIM) et les experts en migration de données tout au long du processus de migration garantit ce résultat.
Le programme de migration « The Gallery », conçu spécialement pour les professionnels de la gestion de l’information médicale (HIM)
FastLane est le pipeline d’extraction et de conversion accéléré de Quoris destiné aux données destinées à Gallery.
Pour qu’un programme de migration soit couronné de succès, le partenaire doit posséder une expertise approfondie tant du système de gestion documentaire (DMS) existant que de Gallery. C’est cette combinaison qui lui permet d’analyser l’environnement existant, d’orienter les décisions en matière de gestion des informations et des documents (HIM), de signaler les exceptions, de donner des conseils sur ce qui doit et ne doit pas être migré, et de mener à bien la migration tout en effectuant un rapprochement en parallèle.
Les programmes de migration tels que FastLane apportent une réelle valeur ajoutée à HIM en collaborant avec ce dernier sur les décisions cruciales en matière de gestion des données, tout en assurant l’extraction et la conversion avec rapidité et rigueur. HIM apporte sa connaissance opérationnelle du système et veille à l’intégrité des données, tandis que les experts en migration apportent leur expérience et leur expertise technique.
Les sections suivantes présentent les principaux axes de collaboration, accompagnés d’exemples tirés de l’expérience récente de FastLane qui illustrent leur mise en œuvre concrète.
Exploration des données
Aider les systèmes de santé à mieux comprendre ce que recèle leur système constitue une première étape cruciale dans toute migration de données. Le service de gestion des informations médicales (HIM) connaît bien l’ancien système de gestion documentaire (DMS), mais avant de migrer des millions de documents vers un nouveau système, il doit procéder à un examen approfondi de chaque fichier. Bon nombre des documents analysés au cours de cette phase de découverte n’auront pas été consultés depuis des années.
Au cours de l’exploration des données, l’équipe FastLane de Quoris a identifié de nombreux types de documents auxquels n’étaient associés qu’une poignée de documents, alors même que le système était utilisé depuis dix ans.
Ce genre d’informations aide l’équipe HIM à déterminer ce qui mérite réellement qu’on y consacre du temps lors de la migration et ce qui pourrait être obsolète.
Définition du périmètre de la migration
Les premières étapes du projet doivent également permettre d’identifier les éléments qui n’ont pas besoin d’être transférés. Il s’agit notamment des documents qui ne font pas partie du dossier médical ou qui sont déjà stockés ailleurs.
Un client de FastLane disposait de quelques documents que nous ne pouvons que supposer avoir été numérisés par erreur… des menus de plats à emporter, des prospectus de bureau. Inutile de préciser que nous avons pu les exclure en toute sécurité de la migration.
En identifiant dès le début du processus les exclusions de ce type, il est possible d’exclure des millions de documents superflus du périmètre de la migration sans compromettre l’intégrité des données, ce qui permet de raccourcir efficacement la durée du projet, de réduire les délais de traitement et de permettre au service de gestion des informations de santé (HIM) de se concentrer sur le contenu essentiel.
Gestion des données imparfaites
Les problèmes de qualité des données sont caractéristiques des inventaires des systèmes de gestion documentaire (DMS) ; chaque système existant comporte des enregistrements présentant des problèmes de métadonnées, des types de documents nécessitant un examen supplémentaire ou des fichiers d’une taille inhabituelle dont le traitement prend plus de temps. Les programmes de migration accélérée prévoient de rencontrer des données imparfaites ; par conséquent, la gestion des problèmes d’intégrité des données ne devrait pas constituer un facteur de ralentissement.
En collaboration avec l’équipe chargée de la gestion des informations médicales (HIM) d’un client FastLane, nous avons identifié plus d’un million de documents présentant des problèmes de métadonnées. Plutôt que de suspendre la migration jusqu’à ce que chaque dossier soit corrigé, nous avons travaillé avec l’équipe HIM pour résoudre ces problèmes avant l’extraction. Cela a permis de poursuivre la migration principale tout en élaborant un plan pour traiter les exceptions.
Préserver le calendrier global de la migration
Chaque migration s’accompagne de défis inattendus liés à la gestion des informations sur les patients (HIM). En l’absence de mesures de protection adéquates, les conversions risquent particulièrement de devenir le goulot d’étranglement qui retarde la mise en service de l’ensemble de la Galerie.
La plupart des migrations vers Gallery s’inscrivent dans des délais serrés. Les clients doivent respecter des échéances contractuelles, des calendriers de mise en œuvre et des dates de mise en service. Plus une migration s’éternise, plus un établissement de santé doit payer des frais de maintenance pendant la période de chevauchement.
Au cours d’un projet d’extraction et de conversion, l’équipe de développement du client continuait à traiter activement les données récemment collectées. La définition d’une date butoir concrète a permis à chacun de disposer d’un périmètre de travail clairement défini. À mesure que ces nouvelles données étaient finalisées, nous avons pu les intégrer ultérieurement au périmètre de la migration.
Si les travaux s’arrêtent à chaque fois qu’un cas particulier se présente, le projet s’enlise. Un partenaire de migration doit collaborer avec le service HIM afin d’identifier ces problèmes dès leur apparition, de les isoler du processus d’extraction principal et de poursuivre l’avancement du projet pendant que ces problèmes sont résolus en parallèle.
Assurer la gestion quotidienne des opérations liées à la gestion de l’information médicale (HIM)
Il est essentiel que les équipes chargées de la gestion des informations médicales (HIM) puissent maintenir leurs activités habituelles pendant une migration vers Gallery. Cela implique l’absence de procédures temporaires, aucune interruption dans la correction des documents en cours de traitement, la possibilité de récupérer les documents à tout moment et le maintien des obligations de conservation légales. L’extraction et la conversion des données ne doivent en aucun cas perturber les opérations HIM ni compromettre l’intégrité des données.
Confiance dans le rapprochement continu
Le service HIM doit garantir l’intégrité absolue des données sans ralentir les processus. Pour bénéficier d’une confiance totale avant la mise en production, le rapprochement doit s’effectuer en parallèle de l’extraction et de la conversion, et non pas faire l’objet d’un rapport récapitulatif a posteriori.
Dans un programme de migration avancé tel que FastLane, le rapprochement en temps réel au niveau des types de documents permet de vérifier, tout au long de la migration, que les enregistrements exportés correspondent bien aux enregistrements importés.
Perspective finale
Les équipes HIM jouent un rôle essentiel dans toute migration vers Gallery. Trouver un partenaire de migration capable de travailler à leurs côtés sur les décisions cruciales en matière de gestion des données, sans laisser des données imparfaites entraver la progression du projet, fait toute la différence entre un pipeline d’extraction accéléré et un processus qui risque de retarder l’ensemble du calendrier de migration. Grâce à la mise en place de mesures de protection adéquates dès le premier jour, les équipes HIM peuvent superviser le transfert des données en toute clarté et mettre en service Gallery en toute confiance.
Rejoignez la FastLane pour accéder à la Galerie
Le programme FastLane de Quoris est conçu pour prendre en charge aussi bien les environnements hébergés que les environnements sur site, avec la même rapidité et le même niveau d’expertise. Nous accélérons la mise en route en simplifiant le processus de signature du contrat, puis nous assurons le lancement du projet dans les deux semaines suivant la signature. Ensuite, nous travaillons 24 heures sur 24 pour extraire et convertir vos données pour Gallery.
Notre équipe basée aux États-Unis s’appuie sur plusieurs décennies d’expérience dans les systèmes de gestion documentaire (DMS) et Epic pour gérer avec expertise les environnements hérités, qu’ils soient hébergés ou sur site, quel que soit le système DMS concerné
Nos services : Notre équipe FastLane prend en charge la migration depuis OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box et d’autres plateformes de gestion documentaire existantes.
Si votre système de gestion documentaire (DMS) existant est hébergé et que l’adoption de Gallery figure dans votre plan d’action, nous avons déjà mené ce type de projet.
Questions fréquemment posées
La partie de la migration de Gallery qui relève de l’équipe HIM concerne l’assurance qualité.
Alors que le personnel informatique se concentre exclusivement sur l’extraction de l’ensemble des données et métadonnées du système de gestion documentaire (DMS) existant, les équipes chargées de la gestion des informations de santé (HIM) s’attachent à définir les modalités pratiques de la présentation de ces données une fois qu’elles seront dans Gallery, à déterminer où elles se trouvent à chaque étape de la migration, ainsi qu’à garantir la traçabilité de leur traitement tout au long du processus.
Les programmes de migration accélérée prévoient de rencontrer des données incomplètes ; par conséquent, la gestion des problèmes d’intégrité des données ne doit pas constituer un frein. Un partenaire de migration doit collaborer avec le service de gestion des informations de santé (HIM) afin d’identifier ces problèmes à un stade précoce, de les isoler de l’extraction principale et de poursuivre le processus tout en les résolvant en parallèle.
Le rapprochement s’effectue en parallèle de l’extraction et de la conversion ; ainsi, lorsque vient le moment de charger les données dans Gallery, vous ne devriez pas avoir de mauvaise surprise.
La migration vers Gallery entraîne certains changements opérationnels, notamment au moment de la mise en service. Bien que les documents restent accessibles via l’ancien système jusqu’à ce que la transition soit achevée, les équipes chargées de la gestion des informations médicales doivent s’attendre à suivre des formations, à adopter de nouveaux flux de travail et à devoir travailler temporairement sur les deux systèmes en parallèle. Avec une planification adéquate, ces changements peuvent être gérés tout en assurant la continuité des opérations quotidiennes.
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