Integridad de los datos y operaciones: ayudamos a los equipos de gestión de la información sanitaria a pasarse a Epic Gallery
Davey has spent 21 years working inside legacy document management and Epic environments and leads FastLane delivery at Quoris.
Si le preguntas a un director de sistemas de información (CIO) sobre su migración a Gallery, te hablará de plazos, presupuestos y fechas de puesta en marcha. Si le haces la misma pregunta al departamento de Gestión de la Información Sanitaria (HIM), te dirá algo diferente: qué pasa con los millones de documentos de los que son responsables, y si se pierde algo, se etiqueta mal o se queda en el limbo por el camino.
Los equipos de HIM son los responsables del contenido del DMS, donde las tareas diarias, como el escaneo, la indexación, la liberación de expedientes y las correcciones de documentos, están totalmente integradas con la plataforma heredada (como OnBase, ChartMaxx y OpenText).
Cuando hay datos de pacientes de por medio, la migración a Gallery nunca es solo un proyecto tecnológico. Para el departamento de información sanitaria (HIM), es un proyecto operativo de gran envergadura, y la integridad de los datos está en juego.
Pasarse a Gallery significa que el departamento de Gestión de la Información Sanitaria (HIM) ya no tendrá que lidiar con dos sistemas distintos para gestionar el historial completo de un paciente. Incorporar los documentos al entorno de Epic junto con el resto de los datos de los pacientes del sistema sanitario promete una revisión más rápida para el departamento de HIM y una recuperación más ágil para los médicos. Al evitar que los documentos entren y salgan del EHR, los equipos de HIM pueden mantener unos altos estándares de integridad de los datos y, al mismo tiempo, reducir drásticamente la carga de trabajo administrativo.
Tanto el equipo de TI como el de HIM desempeñan un papel fundamental en la gestión de datos durante la migración a Gallery, aunque sus áreas de actuación son diferentes. El personal de TI se centra exclusivamente en extraer todos los datos y metadatos del sistema de gestión documental (DMS) antiguo, mientras que los equipos de gestión de la información sanitaria (HIM) se ocupan de los aspectos técnicos: cómo debe quedar todo una vez en Gallery, dónde se encuentra en cada momento durante la migración y la justificación de lo que ocurre con los datos a lo largo del proceso. Mientras tanto, ambos equipos siguen con sus tareas diarias habituales.
HIM como parte interesada en la migración de Gallery
La parte de la migración a Gallery que suele recaer en el equipo de HIM es el control de calidad. Durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL), el equipo de HIM colabora con el socio encargado de la migración para garantizar la integridad de los datos y aportar contexto histórico, mientras los expertos en migración de datos se encargan de limpiar y optimizar los datos destinados a Gallery.
En el sistema de gestión de documentos (DMS) antiguo, los datos suelen presentarse como un catálogo enorme y fragmentado de imágenes sin comprimir, archivos PDF de varias páginas y décadas de documentación clínica acumulada y sin estructurar. El inventario de la Galería de un sistema sanitario tras la migración no debería ser una copia exacta de lo que había en el entorno antiguo, sino un conjunto de datos que haya mejorado de verdad. Una colaboración estrecha entre el departamento de gestión de la información sanitaria (HIM) y los expertos en migración de datos durante todo el proceso garantiza este resultado.
El programa de migración de The Gallery, diseñado pensando en HIM
FastLane es el proceso acelerado de extracción y conversión de Quoris para datos destinados a Gallery.
En un programa de migración que funcione bien, el socio tiene que tener una gran experiencia tanto en el sistema de gestión documental (DMS) antiguo como en Gallery. Esa combinación es la que le permite analizar el entorno antiguo, orientar las decisiones sobre gestión de información y documentos (HIM), señalar las excepciones, aconsejar sobre qué se debe y qué no se debe migrar, y llevar a cabo la migración mientras se realiza la conciliación en paralelo.
Los programas de migración como FastLane demuestran su valor para el departamento de información médica (HIM) al colaborar con ellos en las decisiones clave sobre la gestión de datos, al tiempo que llevan a cabo la extracción y la conversión con rapidez e integridad. El departamento de información médica aporta el conocimiento operativo del sistema y supervisa la integridad de los datos, mientras que los expertos en migración aportan la experiencia y el análisis técnico.
En los siguientes apartados se describen las áreas clave de colaboración, con ejemplos recientes de FastLane que muestran cómo se aplican en la práctica.
Descubrimiento de datos
Ayudar a los sistemas sanitarios a entender mejor qué hay en su sistema es un primer paso clave en cualquier migración de datos. El departamento de información sanitaria (HIM) conoce bien el sistema de gestión documental (DMS) antiguo, pero antes de migrar millones de documentos a un nuevo sistema, necesitan examinar a fondo cada uno de los archivos. Muchos de los documentos que se analicen durante la fase de descubrimiento no se habrán revisado en años.
Durante el proceso de análisis de datos, el equipo FastLane de Quoris identificó numerosos tipos de documentos con solo unos pocos documentos asociados, a pesar de que el sistema llevaba diez años en uso.
Este tipo de información ayuda al equipo de HIM a decidir en qué merece realmente la pena dedicar tiempo a la migración y qué podría estar obsoleto.
Definición del alcance de la migración
En las primeras fases del proyecto también hay que señalar qué es lo que no hace falta migrar. Esto incluye los documentos que no forman parte de la historia clínica del paciente o que ya están almacenados en otro sitio.
Un cliente de FastLane tenía unos cuantos documentos que, por lo que parece, se escanearon por error… menús de comida para llevar, folletos de la oficina. Ni que decir tiene que pudimos excluirlos de la migración sin ningún problema.
Al identificar exclusiones como estas en una fase temprana del proceso, se pueden eliminar millones de documentos innecesarios del alcance de la migración sin comprometer la integridad de los datos, lo que acorta el proyecto de forma efectiva, reduce el tiempo de procesamiento y permite que el equipo de gestión de la información sanitaria (HIM) se centre en el contenido que realmente importa.
Cómo gestionar datos imperfectos
Los problemas de calidad de los datos son habituales en los inventarios de los sistemas de gestión documental (DMS); todos los sistemas heredados tienen registros con problemas de metadatos, tipos de documentos que necesitan una revisión adicional o archivos inusualmente grandes que tardan más en procesarse. Los programas de migración acelerada cuentan con encontrarse datos imperfectos, así que gestionar los problemas de integridad de los datos no debería ser un factor que ralentice el proceso.
Al colaborar con el equipo de gestión de la información sanitaria (HIM) de uno de nuestros clientes de FastLane, descubrimos más de un millón de documentos con problemas de metadatos. En lugar de detener la migración hasta que se corrigieran todos los registros, trabajamos con el equipo de HIM para resolver esos problemas antes de la extracción. Así pudimos seguir adelante con la migración principal mientras se elaboraba un plan para gestionar las excepciones.
Proteger el calendario general de la migración
En cada migración surgen retos inesperados relacionados con la gestión de la información sanitaria (HIM). Sin las medidas de seguridad adecuadas, las conversiones son especialmente propensas a convertirse en el cuello de botella que retrasa toda la puesta en marcha de Gallery.
La mayoría de las migraciones de Gallery tienen plazos muy ajustados. Los clientes tienen que cumplir con plazos contractuales, calendarios de implementación y fechas de puesta en marcha. Cuanto más se alarga una migración, más tiempo tiene que pagar el sistema sanitario las cuotas de mantenimiento por solapamiento.
Durante un proyecto de extracción y conversión, el equipo de programación del cliente seguía trabajando activamente en los casos más recientes. Establecer un punto de corte práctico nos dio a todos un alcance claro a partir del cual trabajar. A medida que se iban ultimando esos registros más recientes, pudimos incluirlos más adelante en el alcance de la migración.
Si el progreso se detiene cada vez que surge un caso excepcional, el proyecto se ralentiza hasta casi paralizarse. Un socio de migración debería colaborar con HIM para identificar esos problemas desde el principio, separarlos de la extracción principal y seguir avanzando mientras se resuelven en paralelo.
Gestionar las operaciones diarias de Gestión de la Información Sanitaria (HIM)
Es fundamental que los equipos de gestión de información y archivos (HIM) puedan mantener el funcionamiento habitual durante una migración a Gallery. Eso significa que no debe haber procesos temporales ni interrupciones en la corrección de documentos en tiempo real, que los documentos siempre estén disponibles y que las retenciones legales no se vean afectadas. La extracción y conversión de datos no deben interrumpir en absoluto las operaciones de HIM ni la integridad de los datos en todo momento.
Confianza en la conciliación continua
El sistema de información médica (HIM) tiene que garantizar la integridad absoluta de los datos sin ralentizar los procesos. Para tener plena confianza antes de la transición, la conciliación tiene que realizarse al mismo tiempo que la extracción y la conversión, no mediante un informe resumido a posteriori.
En un programa de migración avanzado como FastLane, la conciliación en tiempo real a nivel de tipo de documento muestra los registros exportados que coinciden con los importados a lo largo de todo el proceso de migración.
Perspectiva final
Los equipos de HIM son colaboradores clave en cualquier migración de Gallery. Encontrar un socio de migración con el que trabajar en las decisiones clave sobre la gestión de datos, sin que los datos imperfectos frenen el proceso, marca la diferencia entre un proceso de extracción ágil y uno que retrasa todo el calendario de la migración. Si se cuentan con las medidas de seguridad adecuadas desde el primer día, los equipos de HIM pueden supervisar el traslado de datos con claridad y poner en marcha Gallery con confianza.
Entra en el FastLane para ir a la Galería
El programa FastLane de Quoris está diseñado para gestionar entornos alojados y locales con la misma rapidez y experiencia. Aceleramos el tiempo de puesta en marcha agilizando la tramitación del contrato y, a continuación, te ofrecemos el inicio del proyecto en un plazo de dos semanas tras la firma. Después, trabajamos sin descanso para extraer y convertir tus datos para Gallery.
Nuestro equipo, con sede en EE. UU., cuenta con décadas de experiencia en DMS y Epic, lo que le permite gestionar con maestría entornos heredados, tanto alojados como locales, en cualquier sistema DMS
Con qué sistemas trabajamos: Nuestro equipo de FastLane se encarga de la migración desde OnBase, ChartMaxx, Quanum, OpenText, M-Files, Box y otras plataformas de gestión documental heredadas.
Si tu sistema de gestión de documentos (DMS) actual está alojado en un servidor externo y tienes pensado implementar Gallery, ya hemos hecho esto antes.
Preguntas frecuentes
La parte de la migración de Gallery de la que se encarga el equipo de HIM es el control de calidad.
Mientras el personal de TI está totalmente centrado en extraer todos los datos y metadatos del sistema de gestión documental (DMS) heredado, los equipos de gestión de la información sanitaria (HIM) están analizando los detalles técnicos de cómo debería quedar todo una vez que esté en Gallery, dónde se encuentra en cada momento durante la migración y la justificación de lo que ocurre con los datos a lo largo del proceso.
Los programas de migración acelerada cuentan con que haya datos imperfectos, así que gestionar los problemas de integridad de los datos no debería ser un obstáculo. Un socio de migración debería colaborar con el departamento de gestión de la información sanitaria (HIM) para identificar esos problemas desde el principio, separarlos de la extracción principal y seguir avanzando mientras se resuelven en paralelo.
La conciliación se realiza al mismo tiempo que la extracción y la conversión, así que cuando llegue el momento de cargar los datos en Gallery, no debería haber sorpresas.
La migración a Gallery conlleva algunos cambios operativos, sobre todo en lo que respecta a la puesta en marcha. Aunque se podrá seguir accediendo a los documentos a través del sistema antiguo hasta que se complete la transición, los equipos de HIM deben prepararse para recibir formación, adaptarse a nuevos flujos de trabajo y pasar por un periodo temporal en el que tendrán que trabajar con ambos sistemas. Con una planificación adecuada, estos cambios se pueden gestionar sin que se vea afectado el funcionamiento diario.
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